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Abertura de OS |
  
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Abertura de OS |
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Esta opção possibilita ao planejador e/ou executante, a abertura de Ordens de Serviços (OSs) geradas pela equipe de atendimento para futura execução ou até mesmo para a efetivação dos registros de serviços anteriormente executados.
As ordens de serviços podem ser classificadas em:
Ordens de Serviços sistemáticas
Os serviços devem ser executados com frequência predefinida, diária, semanal, mensal ou anual. Por exemplo, lubrificação de esteira rolante, manutenção de cabine primária e outros serviços. Em ordens de serviços sistemáticas poderá ser realizada a leitura de registradores ou calculada a periodicidade em que os serviços futuros devem ocorrer.
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Ordens de Serviços não sistemáticas
Os serviços devem ser executados a partir da identificação de falhas, como por exemplo, a substituição de uma placa de gesso no teto devido às chuvas recentes, correção de falhas em equipamentos e outros.
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Ordens de serviços planejadas x programadas
Na abertura de ordens de serviços, podemos programar ou planejar sua execução. Em ordens de serviços programadas há o comprometimento de todos os seus recursos, ou seja, é estipulado quando será executado, quem executará, bem como a verificação antecipada da disponibilidade de recursos físicos (peças e materiais). Já as planejadas, possuem serviços que precisam ser executados, mas que podem ser adiados ou antecipados.
Observação: No processo de abertura de ordem de serviços, toda nova OS já nasce como planejada e tal data, por padrão é a atual.
Ordens de serviços programadas permitem apontamentos de mão de obra, despesas, deslocamentos, tempos de atendimento, material, comentários, satisfação, movimentação e falhas. As planejadas, permitem apontamentos de deslocamento, tempos de atendimento, satisfação, movimentação e falhas.
Para realizar tais apontamentos, utilize a guia Apontamento - Planejamento > Abertura de OS ou as opções disponíveis no grupo de menu Execução. |
Independente dos serviços a serem executados - sistemáticos ou não, antes de criar nova ordem de serviços, é importante verificar as seguintes informações:
| Para cadastrar o solicitante, utilize o grupo de menu Administração > Usuário > botão Novo - maiores detalhes: Cadastrar usuário. |
| Para cadastrar local da execução, utilize o grupo de menu Cadastros Básicos > Local >botão Novo - maiores detalhes: Cadastrar local. |
| Observações: | É possível solicitar serviços para locais desativados, assim que tal ação for executada - abertura de OS ou SS, o sistema informará que o mesmo não está ativo, mas a solicitação de execução de serviços será realizada. Será exibida a mensagem "Local definido(s) não está(ão) ativo(s). A inclusão/alteração foi concluída com sucesso." |
Para cadastrar tipos de solicitações de serviços, utilize o grupo de menu Classificação > Tipo de Solicitação - maiores informações: Tipo de Solicitação.
Permite complementar o campo Descrição da ordem de serviços, com as informações digitadas no campo Texto - Planejamento > Abertura de OS > guia Atendimento, a ser exibido em Cadastro e impressão de OS e em relatórios de execução.
Utiliza as informações digitadas no campo Tipo de Serviço como descrição de ordens de serviços.
Ao visualizar o histórico de atendimentos de ordens de serviços será possível visualizar todos os serviços a serem executados por outra equipe de atendimento, diferente da do usuário logado.
Como determinados campos como Tipo de Serviço e Descrição padrão não possuem obrigatoriedade em seu preenchimento, mas podem ser ignorados se não colocados em evidências, neste caso, ocorrerá a inversão de visualização entre os campos nas guias Atendimento e Classificação.
Assim, quando o usuário responder à opção acima com Sim, o campo texto passa a ser exibido na guia Classificação e os campos Tipo de Serviço e Descrição padrão serão exibidos na guia Atendimento.
Bloqueia toda e qualquer alteração em ordens de serviços encerradas até a data especificada.
Observação: Na tela de abertura de OS, ao digitar o número de uma ordem de serviços já existente, o sistema carregará tais informações na tela - edição de dados.
A barra de ferramentas existente na Abertura da OS possui as seguintes opções:
Botão |
Descrição |
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Grava as informações existentes na janela atual em tabela de dados. Para maiores informações, verifique logo abaixo, o tópico O Botão Salvar. |
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Funciona como facilitador para o cadastro de novas OSs, devido ao fato de limpar – apagar todas as informações existentes na janela atual, permitindo que novas sejam inseridas. |
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Permite excluir o registro selecionado, neste caso a OS carregada. |
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Permite a inserção de atividades vinculadas ou não a procedimentos padrão, além de seu completo gerenciamento. Maiores informações, consulte o tópico Cadastro de Atividades da OS. |
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Permite a impressão da OS atualmente carregada. Para maiores informações, verifique o tópico Impressão de OSs. Tal botão, possui as seguintes opções: |
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Botão Imprimir OS |
Carrega a OS atual no formato estabelecido na preferência configurada em regras de sistema – Administração > Regra de Sistema > guia Planejamento, opções “Ao imprimir OS sistemática/não sistemática utilizar a preferência”. Por exemplo, a OS atual é sistemática e foi definida a preferência CUSTOMIZADA para impressão de tais OSs. Assim que a opção Imprimir OS é carregada, automaticamente o sistema carrega as informações da OS de acordo com filtros e colunas configuradas na preferência CUSTOMIZADA. |
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Botão Configurar blocos da preferência |
Abre a janela Configurar blocos da preferência, que permite acrescentar outros blocos/campos ao imprimir a OS atual. |
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Imprimir OS ILP |
Permite imprimir a OS atual, quando do tipo ILP, sem a visualização de recursos, ou, visualizando os recursos e orientação paisagem ou retrato |
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Histórico de Impressão |
Permite visualizar o histórico das impressões realizadas para a OS da linha selecionada |
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Permite anexar documentos – arquivos externos à OS. Maiores informações, consulte o tópico Anexar Documentos. Caso a OS possua qualquer anexo, ao lado de seu número, será apresentado o ícone |
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Apresenta as seguintes opções: |
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Permite efetuar a requisição de materiais necessários para a execução das atividades/tarefas. |
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Permite monitorar o trabalho na OS. Maiores informações consulte o tópico Monitoramento de trabalho em OSs. |
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Permite especificar a programação das atividades passíveis de execução, de acordo com calendário baseado na equipe de atendimento definida. Para maiores informações, consulte o tópico Programação de OS para funcionários. |
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Permite planejar, programar, cancelar e encerrar a OS atual. para maiores informações, verifique logo abaixo, o tópico O Botão Situação. |
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Permite definir a data de planejamento da OS atual.
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Permite definir a data de programação da OS atual.
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Permite cancelar a OS atual. |
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Permite encerrar a OS atual. |
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Caso a OS possua cálculos de SLA - de acordo com o serviço cadastrado, ao utilizar o botão, será apresentada a consulta com os SLA de alerta, Máximo e Prazo. |
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Permite vincular, desvincular e verificar vínculos existentes entre a OS atual com outras SSs – Solicitações de Serviços. maiores informações, consulte o tópico Vincular SSs. Tal botão possui as seguintes opções: |
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Permite gerar o vínculo da OS atual com outras SSs
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Permite remover o vínculo existente entre a OS atual e SSs.
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Permite visualizar o relatório com todas as SSs vinculadas à OS atual. |
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Para que o executante realize as atividades de sua competência, o solicitante deverá incluir artefatos como atividades, previsão de recursos, apontamentos, etc.
Portanto, deverá planejar as atividades e recursos e também encerrar as OSs cujos serviços já foram executados. Para planejar, programar e encerrar OSs é possível utilizar o hiperlink existente logo abaixo dos campos Data de Planejamento e Data de Encerramento ou o Botão Situação.
Para planejar, basta um clique na opção Planejar e será apresentado um calendário. Digite a data no formato dd/mm/aaaa, ou utilize o seletor de datas, disponível após um clique em Data de Planejamento. após selecionar a data, indique a hora de programação, que por padrão, apresentada a hora atual do sistema.
Informada a data de programação, basta um clique no Botão Salvar, sendo apresentada a mensagem "Planejamento realizado com sucesso.".
Para que tais informações façam parte da Guia Atendimento - campo Data de Programação. Proceda da mesma forma para alterar a situação da OS para programada, ou seja, um clique no link Data de programação ou um clique no Botão Situação, escolha a opção Programar e informe a data de programação.
Para a utilização do Botão situação ou do hiperlink em cada um dos campos com datas de planejamento, programação ou encerramento, são necessárias permissões do Tipo Específico, concedidas pelo Gestor dos sistema. |
No momento em que se salva uma nova OS o sistema faz uma verificação nas OS que não estão encerradas e que o Local, Tipo de Solicitação e Serviço sejam iguais a OS que está sendo aberta. Após realizar essa verificação se existir uma OS com essas mesmas características ele mostra um alerta para o usuário na tela com a seguinte mensagem: Já existe a OS (Número da OS) em aberto com o mesmo Local, Tipo de Solicitação e Serviço. Deseja salvar ela assim mesmo?
Se o usuário clicar na opção SIM ele vai criar a nova OS mesmo sendo ela duplicada se ele clicar em NÃO o sistema não irá abrir essa nova OS. (Somente para clientes do Segmento Facilities). |
| Observação: | Para cancelar, editar, excluir e abrir ordens de serviços devem ser verificados os tipos de acessos vinculados ao usuário - Administração > Grupo de Acesso > botão Acessos. |
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