Todos as etapas foram concluídas, agora é a vez de verificar se tudo está OK, ou seja, solicitar serviços, para isso:

• Efetue o login como usuário cadastrado.
• Clique no atalho

OBS.: Caso o atalho não apareça na tela será possível solicitar o serviço por meio do grupo de menu Solicitação > Abertura de SS.

• Indique o local
• Em tipo de solicitação serão visualizados todos os workflows vinculados ao local.  Portanto, selecione o workflow desejado.

• Preencha todos os campos do formulário flexível gerado, no caso ele é apresentado como a guia inicial da abertura de SS.

• Preencha a guia atendimento com todas as opções de campos que tornou visível ao solicitante.  A guia atendimento aparece preenchida com o nome do solicitante.

• Após salvar o Workflow - botão Salvar, o número da solicitação de serviços é automaticamente preenchido.  

Outra informação que pode ser preenchida pelo sistema é a descrição da solicitação, caso nenhuma informação tenha sido digitada anteriormente, será apresentado o texto digitado em Texto (guia Atendimento).

Solicitação pronta com devidos anexos e preenchimento de todos os campos obrigatórios.  Após salvar a mesma, além do número da solicitação aparecer preenchido automaticamente, estão disponíveis outros botões, onde o essencial é o botão Workflow.

Para passar o bastão ao próximo elemento do fluxo, iniciando o processo, clique em botão Workflow, seguido da primeira opção, no caso Solicitar.

Para a inserção de comentários utilize o botão Workflow seguido da opção Comentário.

Preencha o comentário, em seguida, utilize o botão Salvar seguido do botão Fechar.

Observação: Caso a opção Obriga apontamento de comentário esteja habilitada nas configurações da Ação, ao executar a tarefa e passar para o próximo responsável, a tela de comentários também será visível.

Já guia Histórico irá armazenar todos os comentários cadastrados, juntamente com as informações de todas as operações/ações executadas dentro da Solicitação de serviço.  Tais informações são ordenadas de forma decrescente onde consta o nome do usuário com a data e hora da inserção do comentário.

Se necessário, use o botão Exportar para enviar todos os comentários a um arquivo do tipo .TXT e verificar todo o histórico.

Caso a tela de solicitação de serviços tenha sido fechada e deseja verificar o histórico de todos os atendimentos, utilize o grupo de menu Solicitação > Histórico de SS.

Caso a lista de solicitações seja enorme, gere uma preferência de consulta, por meio do botão Selecionar  e na guia filtro, digite o critério a ser pesquisado, por exemplo:

Coluna SS é igual a 325, número da sua solicitação, clique no botão Processar para executar a consulta.

Para verificar se o workflow seguiu o curso desejado, e se algumas pendências existem, utilize o grupo de menu Workflow > Pendência.

Através desta opção todos os atores que fazem parte de um mesmo Workflow poderão interagir com as solicitações de serviços.

Assim que o usuário realizar a autenticação no sistema e entrar na opção de Pendência, serão apresentadas todas as solicitações que respeitam seu perfil de usuário, como filtro por atributo e grupo de trabalho na qual faz parte.

Poderá também identificar qual a situação e o sinalizador atual das solicitações, com seus respectivos tempos de atendimento.

Para que o usuário informe qual ação irá tomar sobre a SS, o mesmo deve dar um duplo clique sobre a solicitação, fazendo com que uma nova janela seja aberta e apresentando assim os dados completos da SS.

Em seguida, deve clicar sobre o botão Workflow e escolher qual ação deseja executar dentre as opções disponíveis.

Observações

O link “Clique” também pode ser utilizado para tomada de decisões referente a etapa do Workflow a solicitação deve seguir. Clicar sobre o link da Solicitação e escolher dentre as opções disponíveis qual ação será tomada.

Na janela com os dados do workflow, é possível verificação da situação atual, bem como proprietário da SS, por meio do botão SLA.

Dependendo da situação, será possível identificar quais as etapas foram executadas e por quem:

Ao lado da etapa, é possível verificar os comentários inseridos por meio do botão Editar.

Antes de encaminhar solicitações a outros responsáveis é importante saber que:

Ao se Apropriar de uma Solicitação de Serviço, o usuário atualmente logado no sistema será o proprietário da Solicitação.

Ao Encaminhar a solicitação a outro usuário, novo proprietário será responsável pela Solicitação, mas para isso, deverá ser um membro do mesmo grupo de trabalho de quem encaminhou para outro.

Ao Liberar uma solicitação, automaticamente é retirada a definição de proprietário da SS, ou seja, deixa a SS sem a definição de um proprietário, sendo que outra pessoa deverá ser responsabilizar pela mesma e não foi definida no fluxo do processo, para isso, é necessário encaminhar a outro responsável.

Para encaminhar:

1. Abra a Solicitação, por meio do grupo de menu Solicitação > Abertura SS e digite o número da solicitação.

2. No botão Workflow, utilize a opção Encaminhar.

4. Indique o novo proprietário da ação por meio da caixa de seleção.

5. Utilize o botão Salvar e Fechar.

Imagine que você recebeu uma  tarefa e nem se deu conta de toda sua agenda, portanto, recebeu uma Solicitação de Serviços com redirecionamento automático e não pode executá-la.  O que fazer?  Simples, basta liberá-la a outro proprietário.  Para isso, após abrir a solicitação utilize o botão Workflow, seguido para ação Liberar.

Neste caso, a solicitação não possui qualquer responsável, será necessário que alguém se aproprie da mesma.  Para a apropriação, na tela de visualização da Solicitação de Serviço (grupo de menu Solicitação > Abertura SS, digite o número da solicitação), utilize o botão Workflow e a opção Apropriar.  

Após salvar a solicitação é importante utilizar o botão SLA para verificação do novo proprietário da solicitação.