Para cadastrar um grupo de acesso, proceda da seguinte forma:

• No grupo de menu Administração, dê um clique em Grupo de Acesso para visualizar a lista com grupos de acessos anteriormente cadastrados.
• Um clique no botão Novo.
• Defina um código para o grupo de acesso, com no máximo 20 (vinte) caracteres alfanuméricos, por exemplo, SOLICITA e em seguida, utilize a tecla <Tab>.
• Neste momento o sistema irá verificar se o código já existe.  Caso afirmativo, irá exibir a descrição do mesmo, caso contrário, é necessário digitar a descrição do grupo de acesso, como por exemplo, Solicitantes.
• Na opção Nível, dê um clique em uma das opções - Genérico, Específico ou Solicitação.
• Em seguida, um clique no botão Salvar.
• Para gerar novos grupos, dê um clique no botão Limpar e repita os passos de 3 a 7.

Após salvar o grupo de acessos é necessário informar ao sistema quais são os usuários vinculados ao grupo.  Imagine que em determinado momento, colaboradores de outras divisões gerenciadas pelo sistema receberam perfis de acesso que se adequam à situação atual, ou seja, o ideal seria copiar este vínculo de acesso fornecido anteriormente.

Portanto, após salvar o grupo de acesso - botão Salvar, proceda da seguinte forma:

• Clique em botão Adicionar.
• Na janela Definição de empresa, o Gestor deverá selecionar uma ou mais empresas (Divisões) ativas e cadastradas no arquivo de licenças para que possam ser disponibilizados os usuários pertencentes à divisão.
• Se nenhuma empresa for selecionada o sistema exibirá a mensagem "Você deve selecionar pelo menos uma Empresa para poder executar esta ação. Para selecionar uma ou mais, basta marcar a caixa ao lado de cada item.".

Observação:    Caso somente uma empresa tenha sido cadastrada, automaticamente a caixa de seleção com seu nome será apresentada como habilitada.

• Após selecionar a empresa, utilize o botão Definir Usuário.
• Serão apresentados todos os usuários cadastrados na divisão.
• Para selecionar os usuários, dê um clique na caixa de seleção existente ao lado do nome do mesmo.
• Após selecionar todos os usuários, dê um clique no botão Ok.
• Caso necessite filtrar usuários, utilize o botão Selecionar para ativar o gerador de consultas e estipular filtros.
• Clique em botão Fechar para verificar a lista de usuários vinculados ao acesso.
• Para atualizar a lista de usuários vinculados, clique no botão Atualizar.
• Caso tenha esquecido de vincular algum usuário, repita os procedimentos anteriores.

Após a seleção dos usuários vinculados ao acesso, a lista apresentará as colunas com o código do usuário, a descrição de seu nome, bem como as colunas código da empresa e descrição da empresa onde o mesmo possui acesso.

Poderá ocorrer dos usuários disponíveis na lista de dados se repetirem, neste caso o usuário possui o mesmo acesso em divisões diferentes.

Podem ocorrer algumas restrições ao tentar vincular usuários aos grupos de acessos e assim, o sistema o notificará com as seguintes caixas de mensagens:

• Nenhum grupo de acesso foi informado anteriormente, ao pressionar o botão Adicionar ou botão Remover o sistema exibirá a mensagem "Para esta ação é necessário que um item tenha sido selecionado antes."
• O grupo de acessos atual não possui qualquer usuário vinculado e o botão Remover foi utilizado, portanto, nenhum usuário poderá ser excluído da lista.
• Ao selecionar um usuário a ser vinculado, foi verificado em seu cadastro que o mesmo possui uma data de demissão definida, neste caso, o vínculo ao grupo de acessos não será possível de ser realizado, pois qual a finalidade de vincular um usuário que nem pertence ao quadro de empregados?.  Assim, o sistema irá notificar que "Um ou mais Usuário não foram vinculados ao Grupo de Acesso. Verifique o log do processo."

a. Neste caso ao utilizar o botão OK irá gerar um arquivo de log do processo.

b. Informe ao sistema se deseja abrir ou salvar o arquivo de log - o ideal é visualizar quais são os usuários que não puderam ser vinculados, para isso, abra tal arquivo.

c. Após verificar as informações, feche o arquivo de dados e utilize o botão Fechar para retornar ao grupo de acessos.

Caso tenha selecionado usuários que deseja excluir seu vínculo do grupo de acesso atual, posicione o cursor no nome do mesmo (selecione) em seguida, clique no botão Remover onde deverá ser confirmada a exclusão na mensagem "Confirma a exclusão do vínculo entre o Usuário e o Grupo de Acesso?"

O botão Log de Usuário X Grupo de Acesso permite exportar para o formato .CSV todos os registros de logs de erros relacionados ao processo de vínculos entre usuários e grupos de acesso, por exemplo, há usuários demitidos no cadastro de usuários e o gestor está tentando vincular tal usuário ao grupo de acesso atual.  Neste caso, o vínculo não será permitido e será gerado o arquivo de log.

Será apresentada a janela onde o gestor deverá informar se deseja abrir ou salvar as informações no arquivo de destino.  Ao abrir, os dados serão apresentados em planilha do Microsoft Excel contendo as informações que ocasionaram erros. Após visualizar todas as informações use o botão Fechar para retornar à edição do grupo de acesso.

Observações: Cada usuário somente poderá exportar os logs referentes ao último processo realizado por ele na divisão em que estiver logado.

• Ao utilizar o botão e nenhum registro de log tenha sido efetuado, o sistema notificará "Não existe nenhum log de erro."

Após a definição do grupo e o nível ao qual o mesmo pertence, deverá ser informado quais são os acessos permitidos ao mesmo.  Para isso, edite os dados do grupo de acesso desejado - botão Editar do grupo de menu Administração > Grupo de Acesso, ou na criação de novo grupo - botão Novo do grupo de menu Administração > Grupo de Acesso, utilize o botão Acessos.

Selecione o grupo de menu nos quais o grupo terá acesso, com um clique sobre a caixa de seleção desejada ou um clique sobre a opção e em seguida clique o botão Liberar e em seguida a opção Liberar Item.

Assim, podemos definir que por padrão, um tipo de acesso é dependente do nível do grupo escolhido.  Inicialmente, estes são os padrões para os grupos Solicitante, Genérico e Específico.

Com relação aos tipos de acessos de acordo com o grupo, encontramos a seguinte árvore:

Para liberação de acessos, ao lado de cada nome de grupo de menu existente, serão localizados os botões Expande e Recolhe, que possuem as seguintes características:

• Utilize o botão Expande - , e escolha as opções de acesso desejadas.
• Para recolher a lista de acessos, utilize o botão Recolhe - .

Para selecionar todos os níveis de determinado acesso, proceda da seguinte forma:

• Um clique sobre o item desejado, por exemplo, Workflow.
• Clique o botão Liberar.
• Utilize a opção Liberar subníveis para que todos os níveis abaixo do atual sejam selecionados automaticamente.

Para liberar o acesso a todos os itens e subitens existentes, utilize o botão Liberar e a opção Liberar todos os acessos.

Assim como o botão Liberar permite a seleção de todos os itens, o botão Inibir irá remover a seleção do item, de todos os níveis abaixo do mesmo (opção Inibir subníveis) ou de todos os acessos (opção Inibir todos os acessos).

• No grupo de menu Administração > Grupo de Acesso dê um clique no botão Novo.
• Ao lado da descrição do código, dê um clique no botão lupa de Consultas.
• Será apresenta uma lista com todos os dados existentes, no caso, os grupos de acesso.
• Caso encontre o código desejado na lista apresentada, dê um clique sobre o mesmo em seguida, um clique no botão OK para que o mesmo seja carregado na janela.

• Nesta janela é possível cadastrar um item por meio do botão Novo.

• O botão Selecionar serve para uma busca mais refinada e funciona da mesma forma em alguns grupos de menus, como por exemplo, Administração, nas opções Grupo de Acesso, Setor, Classificação, no grupo de menu Cadastros Básicos, nas opções Equipe de atendimento, local, categoria e outros.

• Digite as informações que deseja localizar, por exemplo, todas as descrições que contém a palavra Administrador e o nível do grupo igual a Específico. Neste caso, o sistema retornará somente quando as duas opções informadas forem consideradas como verdadeiras, ou seja, descrição igual a administrador e nível igual a específico.

• No caso do nível de acesso, utilize a caixa de combinação que apresenta as opções possíveis, como Genérico, Específico, Consulta Específica ou Solicitação.
• Em grupo de acesso padrão selecione a opção desejada, Sim - para que sejam considerados todos como grupo de acesso padrão ou Não.

• Clique o botão Atualizar para visualizar a nova lista de dados de acordo com os filtros aplicados.
• Selecione o grupo com um clique no mesmo em seguida, clique o botão OK.

No caso de pesquisas mais elaboradas, como por exemplo, todos os grupos de acesso que inicia com a palavra AT, para isso, digite em Grupo de Acesso, a informação AT, deve-se digitar o sinal de porcentagem (%) e em seguida um clique em Atualizar.  

O sinal poderá ser utilizado para localização de critérios tanto no início quanto final do campo, por exemplo, caso digite %GENÉRICO em descrição, o botão Atualizar exibirá a lista de dados onde todos os grupos de acesso terminem com a palavra GENÉRICO.

Para listar todos os grupos de acesso que contém a palavra EXEC, basta digitar %EXEC% seguido do botão Atualizar.

Imagine que um grupo de acesso foi gerado e o nível não é o apropriado para determinadas ações, portanto, o ideal é editar os seus dados.  Para isso, selecione o grupo com um clique sobre o nome e em seguida, no botão Editar e serão exibidas as informações do grupo de acesso.

Efetue as alterações necessárias e em seguida, um clique no botão Salvar.

Caso tenha a necessidade de alterar o código de um grupo de acesso anteriormente definido, proceda da seguinte forma:

1. Selecione o grupo de acesso que deseja alterar o código - um clique no registro.
2. Um clique no Botão Alterar código.
3. Na janela apresentada, informe o novo código e em seguida, um clique no Botão Salvar.
4. Para retornar à janela e grupos de acessos, dê um clique no Botão Fechar.