Guia Classificação

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Guia Classificação

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Esta guia deverá conter as informações referentes à classificação dos serviços a serem executados, e também tem sua obrigatoriedade ou visibilidade de acordo com as regras de sistema - Administração > Regras de Sistema > guia Planejamento > opções existentes em Abertura de OS (Visibilidade / Obrigatoriedade)

 

 

ServiçoAtravés da caixa de combinação, será possível selecionar um dos serviços que deverá ser executado.  É importante verificar que o serviço irá variar sempre que o campo Tipo de solicitação for alterado, por exemplo, quando o tipo de solicitação for Hidráulica, os serviços permitidos serão Abrir, Alterar, Acompanhar, Confeccionar, Desconectar, entre outros.  Caso o Tipo de solicitação seja identificado como Elétrica, os serviços serão Acompanhar, Desativar, Instalar, Isolar, entre outros.  A lista de serviços existentes é proveniente de Classificação > Tipo de Solicitação > guia Serviço.

 

Tipo de ServiçoSelecione o tipo de serviço desejado.  A lista de tipos de serviços é proveniente do grupo de menu Classificação > Tipo de Serviço.

 

TextoDigite as informações pertinentes sobre a ordem de serviços, como por exemplo a descrição de sua finalidade.  Este campo poderá ser apresentado na guia Atendimento, caso o sistema verifique que o Gestor definiu com "Sim" a regra de sistema Em abertura de OS exibir campo texto na guia classificação? existente em Administração > Regras de Sistema > guia Planejamento.  Outra regra que poderá ser utilizada é "Trabalhar com auto complemento em descrição de OS?", quando habilitada como "Sim", complementa o campo Descrição com as informações digitadas em Texto.

 

Descrição PadrãoDigite a descrição padrão dos serviços a serem executados, sendo permitida a digitação de no máximo 100 (cem) caracteres alfanuméricos, por exemplo, Manutenção do controle remoto do ar condicionado. Este campo poderá ser preenchido com informações advindas do campo Tipo de Serviço caso a regra "Utilizar "Tipo de Serviço" ao cadastrar descrição de OS" esteja habilitado com a opção "Sim".

 

Equipe de Atendimento Equipe de atendimento da ordem de serviços, tal equipe é cadastrada previamente em Cadastros Básicos > Equipe de atendimento.

 

ResponsávelQuando a equipe de atendimento é composta por várias usuários, seja, eles empregados, gestores, funcionários ou colaboradores, a responsabilidade pela execução dos serviços poderá ser destinada a um dos membros da equipe, assim, a lista apresentará todos os membros participantes da equipe de atendimento e um deles pode ser selecionado como responsável pela OS.

 

Observação:  O campo Responsável somente apresentará os Membros e Membros e Responsáveis definidos no cadastro da equipe de atendimento - Cadastros Básicos > Equipe de Atendimento.

 

ExecutanteÉ possível programar atividades a serem executadas por usuários diferentes daqueles vinculados à equipes de atendimento.  Por exemplo, a equipe elétrica executará a manutenção elétrica do painel, mas é necessário que dois outros usuários, - empregados, colaboradores ou funcionários, como por exemplo, o supervisor e a coordenadora do local verifiquem as instalações, portanto, pequenos serviços - vistorias, serão executados por terceiros.  Para isso, proceda da seguinte forma:

 

  1. Na guia Classificação da abertura da OS, dê um clique no link Executante.
  2. Será apresentada a tela para adicionar novos executantes.
  3. Utilize o Botão Adicionar para acrescentar programação a outros usuários.
  4. Indique o código do usuário para programar as atividades.  Caso desconheça seu código, utilize o Botão Lupa de consultas, selecione o usuário desejado e dê um clique no Botão OK para carregar as informações para a janela de programação.
  5. Indique a data e hora de início da programação, bem como a data e hora de término.
  6. Utilize o Botão Salvar para gravar as informações sobre a programação dos serviços.
  7. Veja que na lista de Executante é apresentada a programação realizada.
  8. Se necessário, acrescente novas programações utilizando  novamente o Botão Adicionar.
  9. Caso deseje excluir uma programação, selecione-a e em seguida, clique no Botão Remover.
  10. para voltar à edição da OS, utilize o Botão Fechar.

 

ContatoSe necessário, especifique o tipo de contato, se por carta, por  email, contatos esses definidos em Classificação > Contato.

 

1º atendimentoInforme a data e hora do primeiro atendimento - Este campo é bastante utilizado quando se trata de um call center, serviços terceirizados, onde o primeiro atendimento é feito por telefone e há um contrato com o solicitante de efetuar o primeiro atendimento em no máximo 24 horas, por exemplo.  Neste caso, informa-se a data deste atendimento e pode ser que nesta data o serviço seja concluído, ou, somente foram verificadas as tarefas a serem executadas, bem como materiais necessários.

 

Observação: Para que a OS tenha o cálculo do SLA encerrado de acordo com a data de primeiro atendimento, será necessário tornar tal campo visível e de preenchimento obrigatório.  Para tal, em regras de sistema - Administração > Regras de sistema, dê um clique na guia Planejamento e na categoria Abertura de OS (Visibilidade / Obrigatoriedade), habilite as opções Visível e Obrigatório? para "Sim" referente ao campo Primeiro Atendimento.

 

Caso o campo Primeiro Atendimento não esteja ativo, a prioridade de visibilidade e obrigatoriedade de preenchimento do campo depende das regras estipuladas no Tipo de Solicitação - guia Regras de Sistema > guia Planejamento.  Por exemplo, definiu-se como regra geral - para todos os serviços da empresa, a visualização e obrigatoriedade de preenchimento dos campos Equipe de Atendimento, Executante e 1º Atendimento.  Sendo assim, na abertura da OS tais campos estarão visíveis e obrigatórios - na cor vermelha.

 

Para melhor compreensão:

  1. Defina a regra de sistema - Administração > Regras de Sistema > guia Planejamento > Categoria Abertura de OS, visualize os campos Equipe de Atendimento, Executante e 1º Atendimento.  
  2. Em seguida abra uma OS para um tipo de solicitação que não possui regras de sistema definidas - Classificação > Tipo de Solicitação > guia Regras de sistema > guia Planejamento - os campos definidos acima estão sem definição - em branco, por exemplo, PROJETO.
  3. Abra uma OS para o tipo de solicitação com regras definidas em branco, por exemplo PROJETO.
  4. Visualize na guia Classificação, todos os campos definidos em regras gerais - Administração > Regras de Sistema > guia Planejamento > categoria Abertura de OS (Visibilidade / Obrigatoriedade), Equipe de Atendimento, Executante e 1º Atendimento.
  5. Agora defina nas regras de sistema do Tipo de Solicitação PROJETO - Classificação > Tipo de Solicitação, que os mesmos campos Visualize na guia Classificação, os campos Tipo de Serviço e Equipe de Atendimento, já o campo Primeiro Atendimento, habilite a opção "Não".
  6. Abra uma OS - Planejamento > Abertura de OS, em seguida observe a guia Classificação que somente os campos definidos nas regras do Tipo de solicitação são observados, pelo fato do campo 1º atendimento não estar visível e nem seu preenchimento ser obrigatório nas regras o sistema dará prioridade ao definido nas regras de Tipo de Solicitação.

 

 

Duração PrevistaSe necessário, informe a duração prevista para a execução dos serviços - em horas, mas no caso, somente serão aceitos valores decimais, por exemplo, para a duração prevista em 3 horas, digite 3,00, para 2 horas e 30 minutos, digite 2,50.

 

ImpedimentoCaso encontre impedimentos para a execução dos serviços, informe o código do mesmo, por exemplo, antes da execução dos serviços serão necessárias maiores instruções por parte do solicitante, portanto, um tipo de impedimento foi cadastrado anteriormente por meio do grupo de menu Classificação > Impedimento.                                    

 

AvisoNeste campo devem ser inseridas informações que servem como aviso ao executante ou equipe de atendimento, por exemplo, aguardar resfriamento do motor e completa drenagem para reparos entre outras.  Este campo poderá será habilitado automaticamente, caso a regra de sistema "Obrigatório o preenchimento de Aviso ao selecionar Impedimento", seja definida como "Sim" - Administração > Regras de Sistema > guia Planejamento.