Todos las etapas fueron concluídas, ahora hay que comprobar si todo está OK, o sea, solicitar servicios, para eso:

OBS.: Si el atajo no aparece en la pantalla será posible solicitar el servicio mediante el grupo de menú Solicitud > Apertura de SS.

Otra información que puede ser rellenada por el sistema es la descripción de la solicitud, caso ninguna información haya sido digitada anteriormente, se presentará el texto digitado en Texto (guía Atención).

Solicitud lista con anexos y rellenado de todos los campos obligatorios.  Después de guardarla, además del número de la solicitud rellenado automáticamente, están disponibles otros botones, donde el esencial es el botón Workflow.

Para pasar el bastón al próximo elemento del flujo, comenzando el proceso, haga clic en botón Workflow, seguido de la primera opción, en el caso Solicitar.

Para la inserción de comentarios utilice el botón Workflow seguido de la opción Comentario.

Ingrese el comentario, enseguida, utilice el botón Guardar seguido del botón Cerrar.

Observación: Si la opción Obliga apunte de comentario esté habilitada en las configuraciones de la Acción, al ejecutar la tarea y pasar al próximo responsable, la pantalla de comentarios también será visible.

Ya la guía Historial almacenará todos los comentarios registrados, junto con las informaciones de todas las operaciones/acciones ejecutadas dentro de la Solicitud de servicio.  Tales informaciones son ordenadas de forma decreciente donde consta el nombre del usuario con la fecha y hora de la inserción del comentario.

Si necesario, use el botón Exportar para enviar todos los comentarios a un archivo del tipo .TXT y verificar todo el historial.

Si la pantalla de solicitud de servicios ha sido cerrada y desea verificar el historial de todas los atenciones, utilice el grupo de menú Solicitud > Historial de SS.

Si la lista de solicitudes es enorme, genere una preferencia de consulta mediante el botón Seleccionar  y en la guía filtro, digite el criterio a buscar, por ejemplo:

Columna SS es igual a 325, número de su solicitud, haga clic en el botón Procesar para ejecutar la consulta.

Para verificar si el workflow siguió el curso deseado y si existen pendencias, utilice el grupo de menú Workflow > Pendencia.

Mediante esta opción todos los actores que hicieron parte de un mismo Workflow podrán interactuar con las solicitudes de servicios.

Apenas el usuario realice la autenticación en el sistema y entre en la opción Pendencia, serán presentadas todas las solicitudes que respetan su perfil de usuario, como filtro por atributo y grupo de trabajo del cuál es parte.

Podrá también identificar la situación y el señalizador actual de las solicitudes, con sus respectivos tiempos de atención.

Para que el usuario informe qué acción tomará sobre la SS, debe hacer doble clic sobre la solicitud, haciendo con que una nueva ventana sea abierta y presentando así los datos completos de la SS.

En seguida, debe clicar sobre el botón Workflow y elegir qué acción desea ejecutar entre las opciones disponibles.

Observaciones

El link “Clic” también puede ser utilizado para tomada de decisiones referente a la etapa del Workflow que la solicitud debe seguir. Clicar sobre el link de la Solicitud y elegir entre las opciones disponibles qué acción será tomada.

En la ventana con los datos del workflow, es posible verificar la situación actual, como también dueño de la SS, mediante el botón SLA.

Dependiendo de la situación, será posible identificar qué etapas fueron ejecutadas y por quién:

Al lado de la etapa, es posible verificar los comentarios insertados mediante el botón Editar.

Antes de encaminar solicitudes a otros responsables es importante saber que:

Al Apropiarse de una Solicitud de Servicio, el usuario actualmente logado en el sistema será el dueño de la Solicitud.

Al Encaminar la solicitud a otro usuario, un nuevo dueño será responsable por la Solicitud, pero para eso, deberá ser un miembro del mismo grupo de trabajo de quién lo encaminó a otro.

Al Liberar una solicitud, automáticamente es retirada la definición de dueño de la SS, o sea, deja la SS sin definición de un dueño, siendo que otra persona deberá ser responsabilizada por la misma y no fue definida en el flujo del proceso, para eso, es necesario encaminar a otro responsable.

Para encaminar:

1. Abra la Solicitud, mediante el grupo de menú Solicitud > Apertura SS y digite el número de la solicitud.

2. En el botón Workflow, utilice la opción Encaminar.

4. Indique el nuevo dueño de la acción por medio de la caja de selección.

5. Utilice el botón Guardar y Cerrar.

Observación:        Una solicitud de servicios solamente podrá ser encaminada a otro miembro del mismo grupo de trabajo, caso contrario, la acción no podrá ejecutarse por otra persona.

Suponga que Ud. recibió una  tarea y ni se dio cuenta de toda su agenda, por lo tanto, recibió una Solicitud de Servicios con redireccionamiento automático y no puede ejecutarla.  Qué hacer?  Simple, basta liberarla a otro dueño.  Para eso, luego de abrir la solicitud utilice el botón Workflow, seguido de acción Liberar.

En este caso, la solicitud no posee cualquier responsable, será necesario que alguien se aproprie de la misma.  Para la apropiación, en la pantalla de visualización de la Solicitud de Servicio (grupo de menú Solicitud > Apertura SS, digite el número de la solicitud), utilice el botón Workflow y la opción Apropiar.  

Después de guardar la solicitud es importante utilizar el botón SLA para verificación del nuevo dueño de la solicitud.