Ejecución > Mano de Obra

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Al utilizar la opción Mano de obra existente en el grupo de menú Ejecución, será posible realizar apuntes de Mano de Obra, lançando los datos reais de ejecución.

 

Para apuntar la Mano de Obra acceda el menú Ejecución > Mano de Obra, y rellene los siguientes campos:

 

•        Fecha: Indique la fecha de ejecución de las actividades, por estándar, el sistema presentará la fecha actual.  Si necesario, digite nueva fecha o seleccione la deseada mediante el botón selector de fechas - .

• Usuario: Indique el usuario que hará el apunte de mano de obra. Digite el código del usuario (login), si no lo conoce, utilice el botón lupa de consultas, seleccione y enseguida, haga clic en el botón OK.

  •	Tipo: Indique el "Tipo", que puede ser Horas Trabajadas, Horas Espera u Horas Desplazamiento, siendo que para Hora Desplazamiento es habilitado el campo "Impedimiento" de rellenado opcional.

  •

  Comienzo y término: Indique la hora de Comienzo y Término del apunte en el formato Hora (hh:mm) y utilice la tecla <TAB> y el valor Total será calculado (total de horas apuntadas). Después del registro de la hora de comienzo y de término serán verificadas las horas registradas como disponibles para el equipo de atención (Registros Básicos > Equipo de Atención > botón Disponibilidad), por lo tanto, al informar un período fuera del estipulado como disponible, el sistema podrá efectuar el cálculo de horas extras.  Por ejemplo, el equipo ADM trabaja en el período de las 8h00 a las 12h00 y de las 13h00 a las 16h00.  Fue agendado un servicio con comienzo a las 6h00 y término a las 10h00, por lo tanto el sistema presentará la una caja de diálogos solicitando que elija si las horas fuera de lo estipulado deben ser consideradas como hora extra u horas normales.

  Observación:  El registro de la disponibilidad del usuario sucede mediante el grupo de menú Administración > Usuario > Botón Nuevo > Botón Disponibilidad. Para registrar disponibilidad al equipo de Atención, utilice el grupo de menú Registros Básicos > Equipo de Atención > Botón Horario de Atención el Registros Básicos > Horario de Atención.

  •	Motivo: Campo para informar el motivo del apunte.

   

  Observaciones:

  •	Si la orden de servicios es del tipo planificada, ningún apunte podrá ser realizado y el sistema informará: "No es permitido Realizar apunte de Mano de Obra en OS planificada"

  •

  Apenas se indique el número de la OS, habiendo un equipo de atención vinculado a la OS, se presentará la opción "Consultar solamente Usuario de Equipo de Atención de esta OS".  En este caso, luego de habilitar la opción y utilizar el Botón Lupa de Consultas, son presentados solamente los usuarios pertenecientes al equipo de atención y no más todos los usuarios registrados en el sistema, facilitando la búsqueda.

  •

  El campo item identifica qué item está siendo registrado como apunte, o sea, la primera persona que efectúe apuntes en la OS recibe el item 1, la segunda el 2 y así sucesivamente, al utilizar el botón Lupa de consultas serán presentados todos los items ya registrados en la orden de servicios, de esta forma, deje el campo en blanco al registrar apuntes de mano de obra.  Este campo es más utilizado para consultar un apunte y eliminarlo o editarlo.

  •	No serán permitidos apuntes de mano de obra inferiores a 01/01/1900.  El usuario será notificado con el siguiente mensaje: "Fecha del apunte inválida. La fecha informada no puede ser menor que 01/01/1900.".

  •	En caso de digitar una fecha y su formato sea inválido, el sistema presentará el siguiente mensaje: "La fecha informada está en un formato inválido.".

  •

  Antes de realizar apuntes de mano de obra, es necesario verificar la regla de sistema "Bloquear la edición de apuntes de OS hasta la fecha:", existente en la guía Ejecución en Administración > Reglas de Sistema > Ejecución. Tal regla impide apuntes con fechas retroactivas o iguales a la definida en la regla.  Por ejemplo, la fecha de bloqueo fue definida como 02/04/2012.  Nuevos informes de gerencia fueron emitidos basados en los apuntes existentes.  Si cualquier usuario intenta realizar un apunte, SSA comprobará la fecha de bloqueo y la fecha del apunte, caso menor o igual a la fecha informada, al intentar guardar se presentará el siguiente mensaje: "Imposible realizar apunte menor o igual a fecha 02/04/2012, definida en la regla Administración/Reglas de Sistema/Ejecución/Bloquear la edición de apuntes de OS hasta la fecha."

  •

  Si la orden de servicios tiene vínculos con procedimientos estándar, será cargado el campo para rellenado del procedimiento estándar y de la actividad. En este caso, seleccione en qué procedimiento estándar desea efectuar el apunte, así como su actividad. Otra opción visible cuando procedimientos son vinculados es "Consultar solamente categoria Prevista".  Si habilitada, al seleccionar un usuario mediante botón lupa de consultas, listará solamente aquellos cuyo campo categoria esté identificado con la categoria registrada en recursos del procedimiento.  Por ejemplo, en el procedimiento estándar - Planificación > Procedimiento Estándar > botón Recursos > opción Mano de obra, fueron definidos como recursos dos miembros de la categoria AUX. ESCRITÓRIO, por lo tanto, al seleccionar esta opción, el sistema identificará en el registro de usuarios solamente aquellos de la categoria seleccionada. Para más informaciones referente la procedimiento estándar haga clic aqui.

  •	Para guardar todas las informaciones del apunte, haga clic en el botón Guardar.

  •	En caso que el usuario digite un horario dentro de otro apunte registrado, el sistema informará que ya existe apunte para el horario. Después de utilizar el Botón OK, realize los cambio necesarios.

   

  •	Para crear nuevo apunte, haga clic en el botón Limpiar y digite los nuevos datos.

  •        Para apuntes de mano de obra, el sistema comprobará las siguientes reglas de sistema definidas en Administración > Reglas de Sistema > guía Ejecución:

   

  • §        Cuando la OS tenga Actividad, obligar su rellenado para el apunte de Mano de Obra;

    §	Definir las horas de apunte de Mano de Obra en las actividades ya ejecutadas, como horas de retrabajo;

    §	Visualizar el campo "Hh restante" en Apunte de Mano de Obra;

    §	Visualizar Motivo en apunte de Mano de Obra;

    §	Obrigar Motivo en Apunte de Mano de Obra;

    §	Visualizar Porcentaje de las horas extras en Apunte de Mano de Obra y

    §	Intervalo para horas extras en Apunte de Mano de Obra.

     

    Observación:

    Si la regla "Permite apuntes con fecha y hora inferiores a la fecha de comunicación" en Administración > Reglas de Sistema > guía Planificación, está habilitada como "Sí", al guardar el apunte, se deben realiza validaciones y por lo tanto, no todos serán permitidos por ser la fecha inferior a la fecha de comunicación.

     

    •	Para editar un apunte, proceda de la siguiente forma:

     

    1. Indique el número de la OS donde el apunte será realizado - Ejecución > Apunte de Mano de Obra.

    2. Haga clic en el Botón Lupa de Consultas para que todos los items guardados sean presentados

    3. Seleccione el item que desea alterar el apunte.

    4. Seleccione el item a alterar y haga clic en ok, o haga doble clic en el item.

    5. Efectúe todas los cambios necesarios.

    6. Grabe las nuevas informaciones - Botón Guardar y el sistema indicará que el item fue alterado.

     

    Importando apuntes

    El Botón Importación permite importar apuntes de mano de obra realizados en archivos externos a la aplicación SSA.   Para tal, es necesario que el archivo sea del tipo .CSV - Comma-separated values (CSV) o Valores Separados por Coma. Tal archivo podrá ser generado a partir de planillas electrónicas, como por ejemplo Microsoft Excel® y deberá contener las siguientes columnas - campos:   Campo Tipo Tamaño Casas Decimales Formato Obligatorio CÓDIGO DE LA OS Numérico   0   Sí CÓDIGO DEL USUARIO Texto 20 0   Sí TIPO DE APUNTE Numérico 1 0   Sí IMPEDIMIENTO Texto   0   No ACTIVIDAD Texto   0   (*) FECHA DEL APUNTE Fecha 10 0 dd/mm/aa Sí HORÁRIO DE COMIENZO Numérico 5 0 hh:mm Sí HORÁRIO DE TÉRMINO Numérico 5 0 hh:mm Sí HORAS EXTRAS Numérico 5 0 hh:mm No ATRIBUTO P/ CÁLCULO DE HORAS EXTRAS Numérico 2 0   No PORCENTAJE Numérico 3 2   (*) MOTIVO Texto 250 0   (*) HORÁRIO DE RETORNO A OPERACIÓN Fecha 15 0 dd/mm/aa hh:mm No TEXTO DEL COMENTARIO Texto   0   No   (*) Obligatoriedad puede alterar según configuraciones en Administración > Reglas.   Veamos como realizar ese proceso utilizando planillas Microsoft Excel®:   • Abra Microsoft Excel®. • Crie las columnas según el layout. • Digite todos los datos de apuntes de la forma y orden determinada por la imagen arriba.   Observaciones: • Es importante definir la disponibilidad del usuario - Administración > Usuario > botón Editar > Disponibilidad > opción Calendario. • El código del usuario (login) deberá ser idéntico al informado en el SSA. • Si el período definido resulte en horas extras, digite el período adicional en el campo Horas extras y en atributo el valor 2.  Por ejemplo, fueron realizadas 2 horas extras, por lo tanto la columna Horas extras deberá contener 2:00 y Atributo p/ cálculo de horas extras, recibirá el valor 2. • Si el período definido esté dentro de la disponibilidad del usuario, el atributo deberá ser igual a 3. • Si no fueron realizadas horas extras y el período está dentro de la disponibilidad definida para el usuario, el campo Atributo p/ cálculo de horas extras deberá ser igual a 1. • Si en reglas de sistema los campos Porcentaje y Motivo sean obligatorios, será necesario el rellenado de las respectivas columnas en la planilla. • La columna Tipo de Apunte debe recibir los valores 0 para indicar Horas Trabajadas, 1 para indicar Horas Desplazamiento o 2 para indicar Horas Espera.   • Después de la digitación de todos los apuntes, guarde el archivo con el nombre deseado, pero con el tipo .CSV. • Cierre la planilla - archivo de datos a importar y enseguida vuelva al SSA.   Realizando la importación de los apuntes de mano de obra   Acceda el menú Ejecución > Mano de obra • Haga clic en el Botón Importación. • Utilice el botón Buscar. • Haga doble clic sobre el nombre del archivo a importar. • Clic en el botón Guardar. En este momento el sistema realizará una serie de consistencias para verificar si las informaciones importadas son válidas. Si todas las informaciones están correctas, se mostrará un mensaje informando que la importación fue concluída con éxito, caso contrario, se presentará un mensaje informando que uno o más registros no fueron importados con éxito, verificar el log de importación. Se abrirá una ventana para hacer download o abrir el log de importación. Observación:      Es importante recordar que solamente los items que presentan error de importación deben ser reimportados al sistema.  Para la verificación de tales registros, abra el archivo de log generado.   Verificar items importados Una de las formas de verificación de apuntes de mano de obra es utilizar el informe de análisis de mano de obra - Gestión > Análisis de Mano de Obra, que presenta todos los apuntes registrados no diferenciando los importados de los registrados manualmente en Ejecución > Mano de Obra.   Si desea visualizar en la propia Orden de servicio si el apunte existe, proceda de la siguiente forma:   • Abra la orden de servicio deseada - una de las formas es utilizar Planificación > Apertura de OS > digite el número de la OS. • Utilice la guía Apunte • Clic en la opción Mano de Obra. • Haga clic en la lupa de consulta del campo Item: •        Se mostrará la ventana con todos los apuntes registrados para la respectiva Orden de Servicios.     Observación:        Si la regla "Permite apuntes con fecha y hora inferiores a la fecha de comunicación" en Administración > Reglas de Sistema > guía Ejecución, está habilitada como "Sí", al guardar el apunte, se realizarán validaciones y por lo tanto, no todos serán permitidos por ser  la fecha inferior a la fecha de comunicación.  Lo mismo sucederá en la importación de datos, donde la fecha del apunte no podrá ser inferior a la fecha de comunicación.

     

     

    Algunos ejemplos sobre apuntes en horarios no disponibles

    Si 1 – Intervalo fuera del registro de horas disponibles Al informar el horario de Comienzo y Término, se presentará la ventana para que sea definida la regla a ser aplicada para el cálculo del Total y Horas extras del apunte. Las opciones son: • Descontar del total trabajado en la OS. • Transformar en horas extras. • Considerar como horas normales. Después de definir la regla de cálculo, haga clic en el botón Ok para confirmar.     Si 2 – Período del apunte de mano de obra definido totalmente fuera del registro de disponibilidad Configuración de disponibilidad: o Usuario = Marina o De 01/06/2010 la 30/06/2010 o Das 08h00 a las 12h00 y 13h00 a las 17h00 Cuando se haga Apuntes fuera de la disponibilidad, luego de rellenar las horas apontadas presentará las siguientes opciones; "Descontar del total trabajado en la OS, Transformar en horas extras, Considerar como horas normales". Según la disponibilidad mencionada para Mariana, significa que apuntes antes de las 08h00 después de las 17h00 y entre las 12h00 y 13h00 están fuera de la disponibilidad. Observación: Si el horario del apunte no deba ser considerado como extras, y sí como horas normales, basta que el usuario eliminar el valor sugerido al campo Hora extras.   Veamos las reglas que son utilizadas para el cálculo del Valor Total de horas y de las Horas Extras:   Descontar del total trabajado en la OS Configuración de disponibilidad: •Usuario = Marina •De 01/06/2010 la 30/06/2010 •Das 08h00 a las 12h00 y 13h00 a las 17h00 Al seleccionar la opción Descontar del total trabajado en la OS, el sistema considerará como Horas Totais el siguiente calculo: 1. Suponga que Marina hizo apunte de las 07h00 a las 18h00 2. El calculo realizado será el valor total de horas trabajadas (que es 11h00) subtraído por el total de horas fuera de la disponibilidad (que es 3h00). Siendo así el Total de Horas será de 8h00. Abajo sigue la ecuación THT = total horas trabajadas. THF = total horas fuera de la disponibilidad. T = total de horas. T= THT - THF T= 11-3 T=8     Transformar en horas extras Configuración de disponibilidad: •Usuario = Marina •De 01/06/2010 la 30/06/2010 •Das 08h00 a las 12h00 y 13h00 a las 17h00   Al seleccionar la opción transformar en horas extra, el sistema tomará todas las horas apontadas fuera de la disponibilidad y considerará como hora extra. Vea el funcionamiento: 1. Suponga que Marina hizo apunte de las 07h00 las 18h00. 2. Según la disponibilidad de la Marina, lo que sea apuntado antes de las 08h, después de las 17h y entre 12h las 13h será considerado horas extras. 3. Entonces Marina tendrá un apunte con Total de 11 horas, donde h son horas normales y 3h son Horas extras.     Considerar como horas normales Configuración de disponibilidad: •Usuario = Marina •De 01/06/2010 la 30/06/2010 •Das 08h00 a las 12h00 y 13h00 a las 17h00 Al seleccionar la opción Considerar horas normales, el sistema considerará todas las horas trabajadas como horas normales, estando dentro de la disponibilidad o no. Vea el Funcionamento. 1. Suponga que Marina hizo apunte de las 07h00 a las 18h00. 2. En ese caso el sistema ignora la disponibilidad y considera las 11h00 trabajadas como horas normales.

     

     

    Apuntes de Porcentaje y Motivo de la hora extra

    Si en los apuntes de mano de obra se verifica que el usuario optó por Transformar las horas adicionales en horas extras, deben ser verificadas las reglas de sistema existentes en Administración > Reglas de sistema > Ejecución.   • Porcentaje de las horas extras en apunte de Mano de Obra que permite visualizar el campo porcentaje, como también transformar el mismo a rellenado obligatorio. • La regla Intervalo permitido de Porcentaje para horas extras en Apunte de Mano de Obra permite definir un intervalo mínimo y máximo de porcentaje a aplicar en horas adicionales - extras. • La regla Motivo en Apunte de Mano de Obra - obligatoriedad aplicada si hubiere Hh extra, hará visible o no el campo motivo, como también si es obligatorio su rellenado o no.  Así, toda vez que un empleado realize horas adicionales, será obrigado a rellenar el motivo por el cuál el adicional está siendo realizado.   Vea un ejemplo de aplicación de porcentaje y motivo de horas extras:   • La disponibilidad de trabajo de determinado empleado fue definida en el período de las 8h00 a las 14h00 § Edite los datos del usuario - Administración > Usuario > seleccione el usuario y haga clic en el botón Editar. § Registre la disponibilidad del mismo. § Cierre la ventana - botón Cerrar.   • Verificada la regla de sistema Ejecutar automáticamente la acción estándar en el apunte de mano de obra? activada como No.  Así, la cada apunte de mano de obra, se presentará la ventana solicitando al usuario que informe cuál la opción deberá ejecutar cuando período fuera de la disponibilidad. a) Para fixar la regla como No, use el grupo de menú Administración > Reglas de Sistema > Ejecución.   • Tornar visibles y obligatorio el rellenado de los campos Porcentaje y Motivo de la hora extra, además de permitir al usuario estipular cuál el valor del porcentaje a la aplicar en el caso de horas extras. b) Administración > Reglas de Sistema > Ejecución:   • Indique la fecha del apunte, código del usuario y fecha de comienzo y término del apunte:(por ejemplo de las 13h las 16h, pues la disponibilidad es solamente hasta las 14h, las demás horas en ese caso están fuera de la disponibilidad): • Cuando el sistema identifique que el usuario posee un período diferente de disponibilidad, presentará la caja de diálogo de apunte de mano de obra: "Descontar del total trabajado en la OS, Transformar en horas extras, Considerar como horas normales" Para el rellenado de porcentaje, será posible utilizar hasta dos casas decimales, ya el campo motivo permite la digitación de observaciones con máximo 250 caracteres.   Observaciones:   • Para que no sea necesario elegir una alternativa a cada apunte de mano de obra, el sistema comprobará la opción definida como estándar en Administración > Reglas de Sistema > ejecución > opción Qual la acción estándar en el Apunte de Mano de Obra? •        Si la Orden de servicios tiene un procedimiento estándar asociado a ella, SSA presentará la caja de combinación con lista de actividades sujetas a ejecución en el apunte de la mano de obra