Várias atividades de um procedimento padrão foram alteradas devido às normas internas da empresa, acarretando assim em um procedimento que deve ser substituído ou obsoletado. Desta forma, é possível realizar a troca de procedimentos padrão por outro e assim realizar alterações nas atividades de procedimento sem a necessidade de excluir, mantendo-o como histórico.
Acompanhe no exemplo abaixo como a troca de procedimentos pode facilitar todo o trabalho do gestor:
- O gestor da empresa e-Construmarket, utilizou o procedimento 0001 - Manut.Prev. Mensal do sistema de águas pluviais em centenas de ordens de serviços. Cerca de 5 meses depois, reparou que três atividades poderiam ser substituídas devido a empresa ter adquirido novo equipamento. Em primeiro lugar, fez a cópia de tal procedimento para o 0001-v2 - Planejamento > Procedimento Padrão > botão Copiar.
- Em seguida, realizou as alterações necessárias no novo procedimento.
- Por fim, precisa trocar o procedimento antigo em todas as ordens de serviços cuja situação é igual a "Planejada" ou "Programada" pelo novo procedimento.
Imagine ter que fazer isso manualmente, ou seja, selecionar todas as ordens de serviços vinculadas ao procedimento, remover o procedimento antigo e ativar o procedimento novo. Simplesmente, levaria um período muito extenso para fazê-lo. Para facilitar o trabalho, seja em uma ou em centenas de ordens de serviços, é possível trocar procedimentos.
- O primeiro passo é verificar o procedimento padrão que deverá ser trocado:
- Para isso, utilize o grupo de menu Planejamento e a opção Procedimento Padrão.
- Selecione o procedimento desejado e verifique todas as suas atividades - botão Editar.
- Procedimento correto, com todas as atividades necessárias, feche a janela - botão Fechar.
- Se necessário, efetue a cópia de procedimentos, assim não será necessário digitar todas as atividades novamente.
- O novo procedimento - destino, foi liberado para revisão e após seguir todo o fluxo de liberação, sua situação passou a ser "Aprovado".
- O procedimento de origem deve ter a situação igual a "Desativado", caso contrário a troca não poderá ser realizada.
- Procedimento de origem verificado, basta realizar a troca:
- No grupo de menu Planejamento, utilize a opção Troca de Procedimento Padrão.
- Informe o código do procedimento padrão de origem - o que será trocado.
- Utilize a tecla <Tab> ou <Enter> para que o sistema localize o procedimento padrão e apresente sua descrição.
- Caso desconheça o código do procedimento, utilize o botão lupa de consultas existente no campo e será apresentada a lista de procedimentos cuja situação é igual a "Desativado".
- Selecione o procedimento desejado, em seguida clique no botão OK para retornar à janela de troca de procedimentos.
- Informe o código do procedimento padrão no qual será efetuada a troca - procedimento de destino. Não sabe o código do novo procedimento? use o botão lupa de consultas para verificar a lista de procedimentos cuja situação é igual à "Aprovado", selecione o desejado em seguida, clique no botão OK.
- Clique no botão Salvar para que a troca seja realizada.
- Caso algum dos campos obrigatórios De Procedimento ou Para Procedimento não tenha sido preenchidos, a troca não será possível e será apresentada a mensagem "Todos os campos obrigatórios devem ser preenchidos".
- Como o sistema deverá verificar quais são as ordens de serviços que possuem vínculo com o procedimento de origem, tal ação poderá ser demora, portanto, dependendo do número de ordens de serviços seria ideal realizar tal operação em horário que não comprometa tanto o desempenho do sistema. Neste caso, utilize o botão Cancelar ao verificar a seguinte mensagem "Esta ação poderá levar alguns minutos. Confirma a troca?".
- E assim, realizar a troca em outro momento. Após utilizar o botão OK, o sistema verificará todas as ordens de serviços e efetuará a troca de procedimentos.
- Poderá ocorrer do sistema apresentar a seguinte mensagem "Não existe OS associada ao Procedimento Padrão de origem em condições de realizar a troca.".
- Neste caso, de um clique no botão OK para retornar à janela de troca de procedimentos. Neste caso, ao verificar todas as ordens de serviços com procedimentos vinculados, nenhuma delas continha o procedimento de origem ou existem apontamentos de mão de obra nas atividades do procedimento.
- Para realizar nova troca, clique no botão Limpar e informe novamente os procedimentos de origem e destino.
- Regras para troca de procedimentos:
- Os procedimentos de origem e destino devem ter a situação igual a "Aprovado" para que a troca seja efetuada.
- As ordens de serviços encerradas não terão o procedimento padrão trocado.
- Não é permitido trocar procedimentos quando existem atividades com apontamentos de mão de obra no procedimento de origem.
- As atividades do procedimento padrão de destino já estão cadastradas na OS. Acompanhe o seguinte exemplo:
A ordem de serviços 2530, possui vinculados dois procedimentos, o 0202 e o 0204. Ao trocar o procedimento 0202 pelo procedimento 0204, as atividades já estão vinculadas à OS, portanto, não poderá trocar nesta ordem de serviços. Neste caso será exibida a mensagem "Não foi possível realizar a troca do Procedimento Padrão em uma ou mais OS. Por favor, verifique o log na opção: Log de troca.".
Após utilizar o botão OK, o arquivo de log de troca será gerado, clique em abrir para visualizar as informações no arquivo exportado.
Caso tenha ignorado a mensagem de visualização do arquivo utilize o botão Log de Troca existente na barra de ferramentas da janela de troca de procedimentos.
