SMTP - sigla derivada de "Simple Mail Transfer Protocol" - Protocolo de transferência de correio simples que deverá conter o protocolo - endereço padrão utilizado para o envio de e - m a i l (*).

Porta - porta de comunicação sugerida como a mais segura por um comitê, no caso o CGI - Comitê Gestor da Internet, que tem a finalidade de reduzir o número de envio de spams - e-m a i l s(*) não solicitados, enviados para um grande número de pessoas.

SSL/TLS(**) - ao habilitar a opção irá identificar que o protocolo interno a ser utilizado no envio de mensagens eletrônica, será o SSL/TLS -

Usuário - endereço eletrônico do usuário que envia as mensagens eletrônicas.

Senha - senha do usuário para o envio de mensagens eletrônicas.

Emitente - endereço eletrônico do emissor das mensagens eletrônicas.

Emitente - nome - Nome do emissor ou equipe que envia as mensagens eletrônicas, como por exemplo, SIM+ - Equipe de Manutenção.

(**)    SSL - sigla  derivada de Secure Socket Layoer que em português possui o significado de Protocolo de Camada de Sockets Segura e a sigla TLS - Transport Layer Security, cujo significado em português é Segurança da Camada de Transporte.  Tais protocolos criptográficos conferem segurança de comunicação na Internet para serviços como e - m a i l , navegação por páginas e outros tipos de transferência de dados.

Neste grupo de opções - E m a i l (*)- configuração devem ser definidas as configurações de portas para envio e recebimento de mensagens.

Neste grupo será permitida a formatação de envios de mensagens para:

• Email ao solicitante quando da inclusão de SS.
• Email ao solicitante quando da inclusão de OS.
• Email ao Gestor do Local quando da inclusão de SS.
• Email ao Gestor do Local quando da inclusão de OS.
• Email ao solicitante da OS quando ocorrer o seu encerramento.
• Email aos responsáveis pela Equipe de Atendimento quando da inclusão de OS.
• Email aos responsáveis pela Equipe de Atendimento quando da alteração de OS.
• Email ao solicitante quando ocorrer o cancelamento de SS.
• Email ao solicitante quando ocorrer a recusa de SS.
• Email ao solicitante quando ocorrer Orçamento de SS.
• Email aos responsáveis pela Equipe de Atendimento/ Gestor do Local ao atingir SLA Alerta em OS.
• Email aos responsáveis pela Equipe de Atendimento/ Gestor do Local ao atingir SLA Máximo em OS.
• Email ao(s) Solicitante(s) da Reserva quando da inclusão de Reserva.
• Email ao(s) Responsável(eis) da Equipe de Atendimento quando da inclusão de Reserva.
• Email ao(s) Solicitante(s) quando ocorrer o aceite da Reserva.
• Email ao(s) Solicitante(s) quando ocorrer a recusa da Reserva.
• Email ao(s) Solicitante(s) quando ocorrer a alteração da Reserva.
• Email ao(s) pesquisado(s) quando ocorrer a disponibilização da Pesquisa Sob Demanda.
• Email ao(s) pesquisado(s) quando ocorrer a disponibilização da Pesquisa por Evento.
• Email ao usuário quando este requisitar o envio da Senha.

Todas as opções funcionam da seguinte forma:

• Expanda o grupo de formatação desejado, por exemplo, clique em E m a i l ao solicitante da OS quando ocorrer o seu encerramento.
• Clique em Assunto
• Digite o texto que deseja visualizar no Assunto, como por exemplo SS:
• Digite todo o texto que deseja no corpo da mensagem eletrônica, como por exemplo, Sr(a)  
• Para que seja apresentado o nome do usuário ao lado do texto digitado, Sr(a), na coluna Informações a serem preenchidas, dê duplo clique no campo Solicitante.
• Digite o texto restante e proceda da mesma forma para a inserção dos demais campos, ou seja, duplo clique no nome do mesmo na coluna Informações a serem preenchidas.
• Após  duplo clique, o campo será preenchido com o código do campo na tabela e somente será possível visualizar a informação no momento em que o usuário recebe a mensagem eletrônica, ou seja, somente quando os dados forem mesclados pelo sistema.
• Proceda da mesma forma para gerar os modelos de mensagens eletrônicas que cada usuário poderá receber.

Observações:  Com estas configurações e formatações, quase todas as mensagens eletrônicas disparadas devem seguir as especificações fornecidas, mas existem casos em que as configurações devem ser realizadas quando o Gestor utiliza processos executados por meio de workflows, que possuem configurações próprias para cada etapa do fluxo de trabalho e devem ser configurados em Workflow > Modelo de Avisos.

Ao configurar as mensagens a serem enviadas aos usuários, sejam eles Solicitantes, Gestores entre outros, dependendo do tipo de e - m a i l, podem ser utilizadas as informações existentes nos cadastros das ordens de serviços e solicitações de serviços.

Para que as mensagens sejam encaminhadas ao gestor/ responsável pela equipe, entre outros, é necessária a verificação de determinados pontos:

1. No cadastro do usuário o campo E m a i l (*) deve ser preenchido de forma correta, NUNCA deixado em branco.
2. As configurações de envio de E m a i l (*) devem ser verificadas - Administração > Regras de Sistema > guia Avisos - E m a i l (*) .
3. Na categoria E m a i l (*) - Endereço, informe qual o endereço para acesso do site, interna e externamente.  No exemplo acima, para acesso interno, é necessário informar a localização do servidor, bem como o nome do site.  Para acesso externo, deve-se indicar o caminho correto da URL - http://www/endereço_URL.
4. Realizar a configuração do E m a i l (*) que deseja receber, por exemplo, no encerramento da OS, ao atingir o SLA de alerta, o SLA Máximo, entre outros.  
5. Após configurar todos os E m a i l (*) que deseja receber, salve as configurações das novas regras - Botão Salvar.
6. Execute todas as ações necessárias, seguindo o exemplo acima, abra a OS, execute todos os serviços e ao encerrar a OS, automaticamente o Solicitante receberá a mensagem de encerramento.