WorkFlow > WorkFlow > Como crear un Workflow

Defina todos los grupos de accesos necesarios - Administración > Grupo de Acceso, con permisos para acceso genérico y/o específico.

Defina los locales sujetos a intervenciones o solicitud de servicios - Registros Básicos > Local.

Defina todos los usuarios - Administración > Usuario

Vincule los grupos de accesos a los usuarios - en Administración > Usuario > botón Editar - Botón Grupo de Acceso.

Verifique la definición de reglas de disponibilidad para cálculo del SLA en workflow - Administración > Reglas de Sistema > guía SLA.

Defina todos los grupos de trabajo, como también sus miembros y responsables y respectivas disponibilidades - Workflow > Grupo de Trabajo > botón Disponibilidad el Workflow > Disponibilidad - opción dependiente de la regla de sistema de disponibilidad para cálculo del SLA - Administración > Reglas de Sistema > guía SLA.

Items configurados de forma correcta, ahora es la hora de crear el workflow. Para eso, proceda de la siguiente forma:

•	En el grupo de menú Workflow, utilice la opción Workflow.

•	Clic el botón Nuevo.

•	Defina un código para el workflow con máximo 20 caracteres alfanuméricos, por ejemplo, Compras.

•	Utilice la tecla <Tab> y digite la descripción larga para el mismo, con máximo 40 caracteres alfanuméricos, por ejemplo, Compra de Materiales.

•	Indique el código del grupo de trabajo responsable por todo el workflow. Si no conoce el código, utilice el botón lupa de consultas para verificar todos los grupos de trabajo existentes.

Observación:

La disponibilidad definida para el grupo de trabajo responsable es determinante para el cálculo de SLA de todas las solicitudes de servicios vinculadas al workflow. Exemplificando:

•	tres grupos de trabajo están involucrados en el proceso, Financeiro, Administrativo y Marketing.

•	el grupo de trabajo responsable por el workflow será el departamento Administrativo, cuya disponibilidad de trabajo es de lunes a viernes, de las 8h00 a las 12h00 y de las 13h00 a las 17h00, por lo tanto, la disponibilidad diaria es de 8 horas.

•	los demás grupos tienen disponibilidad de trabajo de las 10h00 a las 13h00 y de las 14h00 a las 17h00, o sea, 6 horas diarias.

•	El tiempo total para la ejecución del workflow es de 20 horas, por lo tanto, dos días y medio para la conclusión - dos días con 8 horas de trabajo y el tercero con 4 horas.

•	Indique el tiempo estimado, o sea, el período total para la ejecución del workflow - SLA. Para eso, rellene la opción Tiempo estimado con 8 y enseguida defina la opción de tiempo como horas. En esta opción serán permitidos SLAs definidos en minutos, horas, días o meses.

•	Guarde el workflow mediante el botón Guardar.

•	Note que automáticamente la opción Creado en será rellenada con la fecha y hora de creación del workflow.

Observación: todavíe no active el workflow, pues todavía faltan elementos a ser definidos y los cambios no serán permitidos.

•	No habilite la opción Desactivado en, pues cuando un workflow es desactivado, no será permitida la identificación del mismo en la apertura de la solicitud de servicios

•	La opción Visibilidad de las Acciones permite identificar si el workflow estará visible en las opciones de grupo de menú Workflow > Pendencias y/o Solicitud > Apertura SS.

•	La opción Workflow Restrito indica que solamente pueden ser acompañadas las acciones donde el workflow está en el momento, o sea, si el grupo de trabajo que asumió la ejecución de los servicios es el Financiero, ningún otro grupo podrá acompañar el proceso del mismo.

•	Si un workflow es restricto y el gestor desee permitir la visibilidad de la SS por otros gestores, deberá hacerlo en Defina los Usuarios que visualizarán las SS en todas las etapas del Workflow:

§	Clic en el botón Agregar.

§	Indique el grupo de trabajo que podrá visualizarlas en todas las etapas.

§	Después de indicar el grupo de trabajo serán listados todos los usuarios pertenecientes al mismo.

§	Seleccione los usuarios con un clic en la caja de selección al lado de su nombre.

§	Clic en el botón OK.

§	Vea que la lista de usuarios pasa a contener todos aquellos que tienen permiso de visualización de los datos de la solicitud independiente de la etapa donde el workflow esté.

§ Surgiendo la necesidad de eliminar un usuario de la lista, seleccione el nombre del mismo con un clic y utilice el botón Quitar.

Al habilitar la opción Workflow Restrito y el mismo se guarde, el Gestor estará indicando restricciones en la visualización de sus informaciones, o sea, no serán permitidas las consultas de sus datos.

Después de habilitar la opción de restricción - Workflow Restricto, será necesario indicar qué usuarios poseen permiso de consulta de sus datos, para eso:

•	Habilite la caja de selección con la opción Workflow Restrito.

•	Guarde el workflow - botón Guardar.

•	Agregue los usuarios que tengan permiso de visualización de cualquier etapa en ejecución en el workflow, para eso, haga clic en el botón Agregar.

•	Indique en el grupo de trabajo a cuál pertenecen los usuarios.

•	Para facilitar el trabajo, habilite la caja de selección - Mostrar todos los grupos de trabajo.

•	Seleccione el(los) usuario(s) al que desea permitir la visualización de las informaciones - un clic al lado de su nombre.

•	El botón Seleccionar permite consultar la lista de usuarios por nombre o local.

•	Clic en el botón Guardar para volver a la pantalla de edición del workflow.

•	Si necesario, seleccione más usuarios repitendo los procedimientos anteriores - pasos de 4 a 7.

•	Guarde el workflow nuevamente -botón Guardar.

Si ningún nombre consta en la lista Defina los usuarios que visualizarán las SS, el workflow si torna restricto y solamente serán visibles las etapas pendientes la su grupo de trabajo. Así, cabe al Gestor, indicar cuales los usuarios pueden consultar la solicitud en cualquier etapa.

Los usuarios incluídos en la lista, pueden consultar la solicitud a cualquier momento, o sea, en cualquier etapa del workflow tanto en la pantalla de Apertura de SS - digitando el número de la solicitud y presionando la tecla <Enter> o <Tab> o en la pantalla de historial de SS al utilizar el link de la solicitud - Solicitud > Historial de SS.

Apenas la lista de usuarios sea actualizada y el workflow guardado, será permitida la consulta de todos los workflows restrictos mediante informe existente en Administración > Restricción x Visibilidad.

Para incorporar una imagen al workflow, utilice el botón Buscar e indique la localización del archivo de imagen. En este caso, inserte una imagen del design workflow desarrollado por herramientas específicas, como Microsoft Visio ®, o utilice formas de diagramas de flujo en programas del paquete Office de Microsoft ®. Pero es importante que las imágenes estén en el formato .jpg, .gif o .png y tamaño máximo en 2 Mb.

Cuando una imagen es incorporada al workflow, cualquier usuario con acceso al mismo podrá visualizar la imagen, o sea, ella no estará restricta solamente a los gestores y la opción Posee imagen es activada automáticamente.