ILP > Carta

Para registrar carta, proceda de la siguiente forma:

Utilice la opción Carta del grupo de menú ILP.

•	Para visualizar los items anteriormente registrados, utilice el Botón Consulta.

Observación: Por estándar, SSA mostrará todas las cartas cuya situación no tenga la opción "Ocultar cartas con esta situación" habilitada.

Para visualizar las cartas que poseen esta situación - opción Ocultar cartas con esta situación habilitada - ILP > Situación de la Carta, quite el siguiente filtro - Carta Oculta?, para tal, utilice el Botón Quitar.

•	Para registrar nueva carta, utilice el botón Nuevo de la barra de herramientas.

•	El campo código es un número secuencial y entero definido automáticamente por SSA apenas el registro sea grabado - Botón Guardar. Ninguna información será digitada.

•	Digite la descripción de la carta, con máximo 60 caracteres alfanuméricos, por ejemplo, NOTIFICACIÓN DE INSPECCIÓN, MULTA SOBRE EQUIPO, ADVERTENCIA SOBRE LUBRICACIÓN, etc.

•	Tal información es obligatoria, por lo tanto, si el Botón Guardar fue utilizado y ninguna información fue encontrada en los campos obligatorios - campos en rojo, se presentará el mensaje "Campo Carta debe ser informado.".

•	Después de informar la descripción de la carta, utilice la tecla <Enter> o <Tab> para avanzar al próximo campo - Local.

•

Informe el código del local de destino de la carta, por ejemplo, AST_PIRACICABA, LOJA2, entre otros. Si no conoce el código, utilice el Botón Lupa de consultas, seleccione el local deseado, enseguida, haga clic en el Botón OK para cargar la información. Campo de rellenado obligatorio, por lo tanto, al guardar el registro y ninguna información sea localizada, SSA presentará el mensaje "Campo Local debe ser informado.".

•	Digite el nombre del Representante Legal o responsable por el local, el departamento, para ello, utilice un máximo de 60 caracteres alfanuméricos. Para avanzar al campo Valor Mínimo, utilice la tecla <Enter> o <Tab>. Campo de rellenado obligatorio.

Observación: Todos los campos cuyo rellenado sea obligatorio están definidos con la fuente en rojo, por lo tanto, siempre que se use el Botón Guardar y ninguna información se localice, SSA solicitará cualquier información en el campo.

•	Los campos Valor Mínimo, Valor Máximo y Valor de la Multa deben ser rellenados cuando la carta tiene la finalidad de notificación de multas, infracciones o referencias a contactos. En estos campos, solamente se aceptarán valores numéricos con máximo dos casas decimales.

Observación: Para facilitar el ingreso de campos en el formato decimal, algunos campos poseen una máscara de entrada de datos, así, luego de digitar el valor y posicionar el cursor en otro campo, el sistema rellena automáticamente las casas decimales. Por ejemplo, luego de digitar el valor mínimo 12 y posicionar el cursor de vuelta al campo Representante Legal, automáticamente se presentará en el campo 12,00.

•	Informe el código del Analista responsable por el acompañamiento de la carta. Si no conoce el código, utilice el Botón Lupa de Consultas, seleccione el usuario deseado, enseguida clic en el Botón OK para cargar la información. Campo de rellenado obligatorio.

•	Seleccione una fecha para ser considerada como Fecha de Emisión de la carta o digítela si cree conveniente, en el formato dd/mm/aaaa. Campo de rellenado obligatorio.

•	Informe la fecha en que fue realizada la inspección del local - Fecha de Inspección, para eso, utilice el selector de fechas o digítela en el formato dd/mm/aaaa. Otro campo de rellenado obligatorio.

•

En algunos modelos de cartas contratuais, de debe informar al representante legal del Local inspeccionado el plazo que tendrá para realizar mudanzas y aún mismo pagos, para eso, si necesario, utilice los campos Plazo en Dias - con valor numérico y entero en la franja que comienza en 0 hasta 999 y Plazo en Horas - campo del tipo numérico con dos casas decimales.

•	En la caja de combinación Tipo de Carta, indique el tipo de la carta a utilizarse, información registrada anteriormente en ILP > Tipo de Carta. Campo de rellenado obligatorio.

•	Otra caja de combinación existente es Modelo de carta, que contiene todos los modelos registrados anteriormente en ILP > Modelo de Carta. Tal información variará según el tipo y modelo de carta elegida, por ejemplo, al registrar un modelo de carta, determinado tipo de carta se vincula a él.

En este caso, al seleccionar el tipo de carta Advertencia, serán listadas todas las cartas cuyo tipo esté vinculado a la él.

•	Seleccione la Situación de la Carta, por medio de la caja de combinación. Al cargar SSA las siguientes situaciones serán sugeridas:

§

Enviada,

§

Recibida,

§	Pendiente,

§	Cancelada e,

§

Resuelta.

Tales situaciones son presentadas al cargar el aplicativo por primera vez, en este caso, ninguna información fue registrada en ILP > Situación de la Carta.

•	Si necesario, rellene el campo Comentario con observaciones, como por ejemplo, "Después del envío de la carta, el representante entró en contacto presentando propuesta para solución del problema". El campo comentario es importante cuando hay cambio de situación de la carta.

Observación: Este campo es de libre rellenado, y será utilizado cuando al vincular una carta la una actividad, el texto existente en el campo Comentario - Planificación > Apertura de OS > Botón Actividad > Botón Apunte > opción De Actividad, se presentará en cartas vinculadas.

•	El campo Texto contiene una información fija, por ejemplo, "Debido a irregularidades, el presente contrato deberá ser rescindido."

•	Para guardar el nuevo registro, haga clic en el botón Guardar.

•	SSA actualizará automáticamente las informaciones en los campos Creado por, con el código del usuario y fecha y hora de la creación de la carta, como también futuros cambios en la carta, provocarán cambios en el campo Alterado por - Código del usuario y fecha y hora de cambio.

•	Para nuevo registro, utilice el Botón Limpiar e ingrese las nuevas informaciones para la otra carta.

•	Después de registrar todos los items, utilice el Botón Consulta para verificación de todos los items o el Botón Cerrar para volver a la ventana de consulta de cartas existentes.

En determinadas situaciones, es conveniente anexar archivos a la carta, como por ejemplo fotos del local inspecionado, cópias de contratos, de planillas de datos, entre otros, para eso, utilice el Botón Anexo para tales anexos. Para más informaciones sobre anexos, consulte Anexar documentos.

Para imprimir las cartas desarrolladas, en la ventana de registro de cartas, utilice el Botón Imprimir existente en la ventana de consultas cartas.

Otra forma de impresión es que el usuario seleccione una o más cartas en la ventana de consulta de cartas - ILP > Carta y enseguida, utilice el Botón Imprimir.

Tambien se permite que los archivos de imagen anexados a la Carta sean impresos en la impresión de la Carta vinculada a las OS.

Observación: Solamente saldrán en las cartas anexos ejecutados mediante el móvil.

Para la impresión de las imágenes anexadas es necesario que en la opción de menú ILP > Modelo de Carta > botón Nuevo o Editar, sean agregadas en el texto de la carta las constantes existentes en “Informaciones a rellenar”:

•	Carta - Primera Imagen;

•	Carta - Todas las Imágenes.

El comportamiento de las nuevas constantes Carta - Primera Imagen y Carta - Todas las Imágenes sigue los criterios abajo:

•	La constante Carta - Primeira Imagen insertará la primera entre el local que fue colocada;

•	La constante Carta - Todas las Imágenes insertará todas las imágenes anexadas a la Carta al final de su impresión;

•	SSA MRO acepta otros formatos de archivos (txt, doc, pdf etc..) y otros formatos de imágenes (png, gif, bmp etc...). Pero solamente anexos mediante móvil serán presentados en la impresión de cartas, no obstante, los dispositivos móviles solamente sincronizan archivos JPEG.

•	La(s) imágen(es) debe(n) ser siempre posicionada(s) un renglón abajo del local donde la constante Carta - Primera Imagen sea posicionada y la Carta - Todas las Imágenes debe insertar las imágenes al final de la impresión;

•	El archivo debe tener el tamaño máximo de 2 MB.

•	Al agregar la constante Carta - Primeira imagen más de una vez, el sistema considerará solamente la primera constante que fue insertada, esa regla sirve también para Carta - Todas las Imágenes.

Para identificar si la actividad ILP posee cartas vinculadas a ella, en el momento de la impresión de la actividad, incluya la columna Actividad en la configuración de bloques de impresión y al visualizar los detalles de la carta, se identificará el vínculo. Para más informaciones consulte el tópico - Impresión de OS.

Para efectuar búsquedas - filtros, en items registrados, utilice el botón Seleccionar existente en la barra de herramientas de Punto - ILP > Carta:

•	La opción Columna abre la ventana del generador de consultas.

•	La guía columna presenta todas las columnas que pueden ser seleccionadas para visualización del resultado del filtro.

•	En la guía Filtro, deben ser agregados los criterios, como por ejemplo, todas las cartas emitidas al Local MBS.

•	Para verificar el resultado, utilice el botón Procesar.

Para más informaciones sobre el uso de filtros, consulte el tópico Generador de Consultas.

Para editar un item registrado, proceda de la siguiente forma:

•	En la ventana de registro - ILP > Carta, seleccione el item deseado con un clic.

•	Utilice el Botón Editar.

•	El item será cargado automáticamente.

•	Efectúe los cambios que crea convenientes.

•	Grabe los cambios mediante del Botón Guardar.

• Utilice el Botón Consulta que presenta todos los items registrados.

Para que la lista de items registrados sea exportada a otro formato, utilice el botón Exportar.

Elija uno de los formatos válidos - Excel - .XLS, Word - .RTF, .PDF o .CSV.

Observación: Al utilizar el botón todos los datos existentes en la ventana actual serán enviados al formato seleccionado, por lo tanto, aplique filtros si necesario antes de la exportación. Para más informaciones sobre exportación, consulte el tópico - Exportar Datos.

Para alterar la situación de una carta, proceda de la siguiente forma:

•	En la ventana de consulta de cartas registradas - ILP > Carta, Botón Consulta, seleccione la carta deseada con un clic en la caja de selección existente al lado del número.

•	Enseguida, haga clic en el Botón Situación.

•	Seleccione la situación deseada.

Otra forma de alterar la situación y estando en la ventana de registro de la carta:

•	En la ventana de consulta de cartas - ILP > Carta, seleccione la carta deseada.

•	Utilice el Botón Editar para cargar las informaciones a la pantalla.

•	Efectúe el cambio por medio del campo Situación de la Carta.

•	Grabe el registro nuevamente - Botón Guardar.

•	Para finalizar, cierre la ventana de registro - Botón Cerrar.

Para verificar los cambios en la situación de la carta:

§	En la ventana de consulta de cartas - ILP > Carta > Botón Consulta:

§	Seleccione la carta deseada.

§ Utilice el Botón Historial de la Situación.

Una carta podrá ser vinculada a varias actividades o dependiendo del caso, a ninguna actividad.

Para generar cartas sin vínculo alguno, basta utilizar la opción ILP > Carta, registrar todas las informaciones que crea convenientes y utilizarlas para posteriores controles e impresiones.

Para vincular una carta a las actividades de una orden de servicios, proceda de la siguiente forma:

•	Edite la orden de servicios ILP que contiene actividades a vincular - Planificación > Apertura de OS > digite el número de la OS. Si lo prefiere, en la ventana de OS planificadas - Planificación > OS Planificada > haga clic en el hiperlink existente en el número de la OS > Botón Actividad .

•	Seleccione la actividad con un clic en la caja de selección existente al lado del número de la OS - si lo prefiere, seleccione varias actividades que deben poseer vínculos con la misma carta.

•	En seguida, haga clic en el Botón Carta.

Observación: Para órdenes de servicios que no son ILP, el Botón Carta no estará visible.

•	Digite las informaciones que la carta deberá contener, de la misma forma realizada en ILP > Carta.

Observación: Si la actividad posee cualquier comentario digitado en Botón Apunte > De Actividad.

De esta forma, al utilizar el Botón Carta y varias actividades hayan sido seleccionadas, SSA cargará todos los comentarios registrados - Botón Apunte > De actividad > campo Comentario.

•	En seguida, utilice el Botón Guardar y vincular, de esta forma las informaciones actuales además de ser vinculadas a la carta, harán parte del registro de cartas - ILP > Carta.

•	Si desea vincular las actividades anteriormente seleccionadas a una carta existente, registrada en ILP > Carta, en vez de crear la nueva carta, digitando sus informaciones, digite su número - campo Carta.

•	En este caso, luego de cargar la carta registrada, utilice el Botón Vincular.

•	Se presentará el mensaje "Desea vincular la carta en las actividades seleccionadas?".

•	Confirme el vínculo de la carta a las actividades - clic en el Botón OK.

•	Utilice el Botón Cerrar para volver a la ventana de actividades.

•	Para vincular otras actividades la otra carta, seleccione las actividades, enseguida, haga clic en el Botón Carta, o sea, repita el mismo proceso.

•	Para quitar vínculos de cartas con actividades.

1.	Edite la orden de servicios que contiene las actividades vinculadas.

2.	Haga clic en el Botón Actividad.

3.	Seleccione las actividades - clic en la caja de selección al lado del número de la OS.

4.	Clic en el Botón Carta.

5.	En seguida, haga clic en el Botón Desvincular.

6.	Confirme la eliminación del vínculo - Botón OK.

Para verificar cuales son las cartas vinculadas a las actividades, en la consulta de cartas - ILP > Carta > Botón Consulta, agregue a la consulta los campos Actividad, Actividad - Descripción.

La columna Eventos - Actividad sirve como agrupador cuando la carta tenga más de una actividad vinculada a ella. En este caso, no es ideal agregar las columnas Actividad y Actividad - Descripción.

ara ejecutar tareas en el registro de cartas, tales como inclusión, exportación y aún mismo eliminación, se necesitarán algunos permisos de acceso del Tipo Específico. Tales permisos son definidos por el Gestor/Planificador mediante el grupo de menú Administración > Grupo de Acceso; luego de seleccionar el Grupo de Acceso, edítelo.