Para la ejecución de servicios en determinada orden de servicios es necesario que algunos materiales sean requisitados, así, tanto el almacén proveerá tal material en el local y fecha correcta, cuanto el ejecutante de los servicios tendrá plena convicción de que los mismos estarán disponibles.
Observación: Para la visualización de la opción Requisición cuando la empresa/división no posea el módulo stock, será necesario habilitar la regla "Cuando no hay el Módulo de Stock, presentar el Registro de Requisición?" con la opción Sí. En este caso, se presentará la opción Requisición tanto en el grupo de menú Planificación, como también en la apertura de OS, mediante el Botón Procesos - Planificación > Apertura de OS. Cuando no haya el Módulo de Stock
La acción de requisitar materiales podrá ejecutarse de dos formas, por medio de la orden de servicios o mediante almacén. Veamos cada una de ellas:
Requisitar materiales mediante la OS - cuando la empresa tiene el módulo Stock
- Cargue la orden de servicios en su pantalla - Planificación > Apertura de OS > digite el número de la OS deseada y tecle <Tab> o <Enter>.
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• | Utilice el botón Procesos. |
| • | En seguida, haga clic en en el botón Requisición. |
| • | El campo OS será rellenado según las informaciones recogidas de la orden de servicio abierta actualmente. |
| • | Informe la fecha de entrega deseada, como también la hora en que planea el uso del material. |
| • | Guarde la requisición y SSA generará un número automático para la misma. |
| • | Informe el código del depósito, el código del material (ou equipo x piezas) y la cantidad necesaria. |
Observación: Si la empresa no tiene el grupo de menú Stock, NO habrá ningún depósito a registrar, por lo tanto, ningún código será informado para el campo, así, la requisición tendrá la información DEPÓSITO rellenada automáticamente en el campo Depósito y estará inhabilitado para edición de datos. En este caso, no será realizado un apunte de material, pero sí un registro vinculado a la Orden de Servicio.
En este caso, no será generado cualquier apunte de material, pero sí un registro vinculado a la OS.
La misma ventana se presentará también en la Apertura de la OS - Planificación > Apertura de OS > Botón Procesos > opción Requisición, y tiene las mismas características con relación al depósito - sin el módulo stock la información de Depósito permanecerá deshabilitada y presentado la información DEPOSITO rellenada automáticamente en el campo Depósito.
Existiendo el grupo de menú Stock, la requisición necesita la información del código del depósito, como también del material y cantidad, y tal información podrá ser realizada en la requisición mediante el grupo de menú Planificación > Requisición el del Botón Procesos en la apertura de la OS - Planificación > Apertura de OS.
| • | Clic en el botón Agregar para que la requisición almacene tal información en la orden de servicios. |
| • | Automaticamente el sistema generará una lista de materiales requisitados y permitirá que otros sean agregados, para eso, indique el código del material, la cantidad y haga clic en el botón Agregar . |
| • | Si un material fue requisitado y no era el deseado, haga clic sobre el mismo, enseguida, haga clic en el botón Quitar. |
| • | Después de indicar todos los materiales necesarios, haga clic en el botón Guardar, enseguida Cerrar. |
| Observación: | El Solicitante podrá agregar varios items en una misma requisición, desde que los materiales sean de un mismo depósito. Si el material deseado está en otro deposito, el solicitante deberá registrar una nueva requisición. Al intentar informar otro código de depósito, el sistema presenta el siguiente mensaje "La requisición tiene items de otro depósito. Desea quitar estos items?". |
Al utilizar el botón OK, todos los materiales requisitados serán eliminados de la actual requisición y no serán atendidos. Por lo tanto, lo ideal es guardar una requisición, cerrar la ventana y en seguida, requisitar materiales de otro depósito.
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Requisitar materiales mediante el grupo de menú Planificación:
Para atender servicios emergenciales podrá ocurrir que un solicitante vaya directamente al stock y requisite un material, en este caso deberá informar para cuál orden de servicios el material será necesario:
| • | Clic en la opción Planificación > Requisición. |
| • | Informe el número de la orden de servicio, si no la conoce, utilice el botón lupa de consulta, seleccione la OS deseada y haga clic en OK. Também es posible informar el Centro de costo, y así la información de la orden de servicio deja de ser obligatoria. |
| • | Informe la fecha y hora en que desea el material. |
| • | Clic en el botón Guardar. |
| • | Proceda de la misma forma como en órdenes de servicios, o sea, informe el depósito, el material(o equipo x piezas) y la cantidad. |
| • | En seguida, haga clic en el botón Agregar. |
| • | Informe todos los materiales necesarios y en seguida, haga clic en el botón Guardar. |
Para verificar todas las requisiciones existentes, haga clic en el botón lupa de consultas al lado del número de la requisición.
Otra forma de verificar las requisiciones existentes es utilizar el Botón Consulta existente en el rincón derecho de la ventana Requisición.
| • | Seleccione la requisición deseada y: |
| • | Para editar sus datos, haga clic en el botón Editar. |
| • | Para cancelar la requisición, haga clic en el botón Cancelar. |
| • | Para exportar los datos para archivo a los formatos Excel o CSV, utilice el botón Exportar. |
Después de cargar una de las requisiciones, el sistema identificará su situación:
| • | Registrada – luego de la inclusión de la requisición en el sistema. |
| • | Solicitada – Cuando el usuario solicitante finaliza la inclusión de items y clica en el botón Solicitar. Solamente requisiciones en esta situación podrán ser atendidas. |
| • | Cancelada – La requisición solamente podrá ser cancelada si la situación actual es igual a Registrada o Solicitada. |
| • | En Atención – La partir del momento que el jefe depósito realize la recepción de la requisición y inicie el proceso de separación del material solicitado. |
| • | Atendida – Requisición que ya generó una Movimentación de Salida. |
Después de requisitar un material para la ejecución de servicios, será necesario que el depósito efectúe la recepción de la requisición en su sistema, o sea, dar de baja de atención de la solicitud del material. Para eso, utilice la opción Recepción de Requisición existentes en el grupo de menú Stock.
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Cancelar una requisición
Para cancelar una requisición, proceda de la siguiente forma:
| • | En el grupo de menú Stock, utilice la opción Requisición. |
| • | Abra la lista de requisiciones existentes. |
| • | Seleccione la requisición deseada. |
| • | Clic en el botón Cancelar. |
| • | Se presentará el mensaje "Confirma la cancelación de la Requisición?". |
• Clic en el botón OK.
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Para ejecutar determinadas acciones en la opción de Requisición de materiales, tales como Inclusión, cambio, exportación y cancelación, se necesitarán algunos permisos de acceso de Nivel específico. Tales permisos son definidos por el Gestor/Planificador mediante el grupo de menú Administración > Grupo de Acceso; luego de seleccionar el Grupo de Acceso, edítelo.
Para usuarios del tipo Solicitante también hay la necesidad de definir permisos de acceso a las mismas opciones, pero en este caso el nivel será Solicitud.
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Observación: Al utilizar la aplicación SSA el sistema comprobará el tipo de licencia utilizada, donde determinados usuarios a fin de gestionar actividades por medio de informes deben consumir licencias - permisos de utilización, de nivel Genérico y/o Específico. Ya los solicitantes deben recibir nivel de acceso Solicitud.
Por cada usuario logado, inicialmente será verificado su perfil, por lo tanto podrá ocurrir que algunos accesos sean impedidos, debido al tipo de licencia otorgada. Por ejemplo, la empresa adquirió 10 licencias para gestores y 200 para solicitantes. Cuando el décimo primer usuario con perfil de gestor efectúe el login el sistema informará al usuario por medio de caja de mensajes que tal operación está indisponible.
Qué sucederá caso un Solicitante acceda el informe Historial de SS? Simple, se usará una licencia de nivel Solicitud. Si un Gestor usa el mismo informe, la licencia será la de nivel Específico. Podemos concluir que la licencia será contabilizada según el nivel del grupo de acceso del usuario.
