En la apertura de la orden de servicios - Planificación > Apertura de OS, digite todas las informaciones obligatorias, como Solicitante, Local y otros.  En seguida, grabe las informaciones y genere un número automático para la OS - botón Guardar.

Para registrar actividades, utilice el botón Actividad:

Observación: No se permite incluir actividades en órdenes de servicios encerradas o canceladas, por lo tanto, al ejecutar tal acción, el sistema lo informará mediante un mensaje.

• Actividades con vínculo al procedimiento estándar:

Suponga que la división tenga procedimientos estándar con varias actividades registradas y que deben ser obedecidas rigorosamente.  No hay necesidad de registrar actividad por actividad nuevamente, simplemente será necesario informar qué procedimiento estándar podrá ser vinculado:

                 - No se permite agregar, editar y eliminar actividades en órdenes de servicios encerradas.

 - Las acciones de inserción, eliminación y reposicionamento de actividades de un procedimiento estándar solamente pueden ser ejecutadas cuando la situación del procedimiento sea diferente de "Aprobado" o "Desactivado".

Muchas veces en el registro de la actividad hay necesidad de inclusión de anexos como por ejemplo imágenes que indiquen los daños para verificar el procedimiento necesario, documentos con checklist, entre otros.  Tal acción puede ser realizada de las siguientes formas:

Observación:  Si más de una actividad fue seleccionada, el anexo permanecerá activo solamente en la primera actividad seleccionada, las demás no tendrán anexos.

Para más informaciones sobre anexos, consulte el tópico - Anexar documentos.

Observaciones:   Al seleccionar varias actividades y utilizar el Botón Anexo, solamente la actividad cuyo cursor está posicionado, acción conhecida como foco, es la que recibirá el anexo y no todas las demás seleccionadas.

Anexos pueden ser insertados en la actividad y en la Orden de Servicio.  Al realizar el download del anexo, solamente será posible visualizar los anexos del local donde el cursor está posicionado, si en la apertura de la OS, serán visualizados todos los anexos de la OS.  Si está en la ventana de consulta de la actividad, solamente sus anexos serán visualizados.

Por ser posible la inserción de actividades de un procedimiento estándar sin el vínculo al procedimiento - opción "Actividades sin vínculo con el Procedimiento Estándar" habilitada, caso la actividad tenga anexos, tales archivos siguen con el vínculo, por lo tanto, serán copiados y vinculados a la OS.  Por ejemplo, fueron insertados anexos a la actividad ACOMPAÑAMIENTO del procedimiento estándar PROYECTO DE MIGRACION SSA MRO SS, como también al procedimiento - Botón Anexar en el registro del procedimiento Estándar.

Al insertar la actividad a la OS, sin que haya vínculo con el procedimiento estándar - Planificación > Apertura de OS > botón Actividad > botón Actividad > luego de indicar el procedimiento estándar debe ser habilitada la opción "Actividades sin vínculo con el Procedimiento Estándar".

Después de Guardar y posicionar el cursor en la actividad, será posible utilizar el Botón Anexar y visualizar su anexo, pero, porque las actividades no tienen ningún vínculo con el procedimiento estándar, los anexos del procedimiento no serán insertados.  Esto solamente sucederá caso la opción esté deshabilitada - "Actividades sin vínculo con el Procedimiento Estándar", así, tanto los anexos del procedimiento cuanto los de las actividades serán vinculados a la OS.

     1.En este informe es posible verificar el número de la OS vinculada, código del procedimiento estándar, las actividades y respectivas situaciones.

Suponga que luego de la inserción de todas las actividades para ejecución en la orden de servicios, el usuario compruebe la necesidad de insertar una nueva entre las actividades existentes, por ejemplo, fueron registradas las actividades 3 y 4 y surgió la necesidad de otra actividad - nueva, a ser insertada.  Como proceder?

 No serán ingresadas actividades entre aquellas que pertenecen a un procedimiento estándar, pero sí arriba de las actividades del procedimiento.  Por ejemplo, el procedimiento estándar posee 3 actividades y fue accionado el botón Insertar en la actividad 2 del procedimiento, en este caso la nueva actividad será insertada antes de las actividades del procedimiento estándar.

Para eliminar actividades proceda de la siguiente forma:

No será permitida la eliminación de actividades en órdenes de servicios encerradas, caso la acción sea ejecutada - botón Actividad, opción Quitar, SSA presentará el siguiente mensaje "No es permitido eliminar actividades de OS encerrada. "

Si se selecciona una actividad vinculada a un procedimiento estándar, luego de utilización el botón Quitar, SSA irá eliminar todas las actividades del procedimiento y no solamente la seleccionada.

Para reposicionar una actividad en la orden de servicios - para arriba o para abajo, podemos ejecutar una de las siguientes acciones - en la ventana de consulta de las actividades de la orden de servicios:

Para editar una actividad, selecciónela, luego utilice el botón Actividad y la opción Editar.  Una forma de agilizar tal acción es seleccionar la actividad y utilizar el hiperlink existente en el código de la actividad.

Mediante la columna Actividad - situación, además de poder observar la situación actual de la actividad, también será posible utilizar el hiperlink para cambiar la situación.

Verifique la actividad deseada, enseguida haga clic en el hiperlink de la situación de la actividad y podrá alterar para Prevista, En Proceso, Ejecutada, No necesaria, No ejecutada o Necesita reparo.

Si se seleccionó más de una actividad, luego de utilizar el hiperlink en una de las actividades, todas tendrán su situación alterada para la elegida.

• Algunas consideraciones sobre la situación:

Siempre que una orden de servicios es generada es considerada como planificada, así, al registrar una actividad, automáticamente la situación para a ser "Prevista".  

Observación:  Al cierre de OS, luego de identificar la fecha y hora de cierre, para grabar las informaciones será necesario utilizar el Botón Guardar.  Así, se mostrará el mensaje "Cierre realizado con éxito.".

•        En órdenes de servicios sistemáticas, al encerrarlas la nueva orden de servicios recibirá los recursos y actividades de la OS anterior y la situación será igual a "En proceso".

Después de alterar la situación de la actividad para "No necesaria", "No ejecutada" el "Necesita reparo", se presentará la ventana Apuntar comentario donde el profesional que realizó la inspección de los servicios deberá informar irregularidades el cualquier otra observación, como por ejemplo, falta espejo en la toma próxima al computador NOT0044.  De esta forma, el equipo de mantenimiento podrá providenciar los reparos debidos en el local y con las herramientas adecuadas lo más rápido posible.

Después de digitar el comentario, grabe las informaciones - Botón Guardar.

Si fue seleccionado una actividad que ya posee comentarios, SSA cargará las informaciones indicando quién la generó y últimos cambios, informando el login, fecha y hora de las actualizaciones.

Si más de una actividad fue seleccionada y la opción Apuntar comentario ha sido seleccionada, SSA no permitirá la digitación de comentarios. Se mostrará el mensaje "No es permitido hacer el apunte de comentario cuando más de una actividad esté seleccionada."

Quite la selección de las actividades y seleccione solamente una para que pueda ser insertado comentario en ella.

Si la situación no fue alterada para "No necesaria", "No ejecutada" o "Necesita reparo" y sea necesario apuntar un comentario de la OS, basta un clic en la situación de la actividad y enseguida utilizar la opción Apuntar Comentario.

Guarde el apunte - Botón Guardar.

Cierre la ventana de actividades - Botón Cerrar.

La barra de herramientas en la ventana de consultas de actividades dispone de las siguiente opciones:

• Planificación > Apertura de OS > digite el número de la OS ILP enseguida, utilice la tecla <ENTER> o <TAB> o,  

• Planificación > OS Planificada, en la OS deseada, haga clic en el hiperlink con el número de la OS.

Para seleccionar solamente una actividad, haga clic en la caja de selección al lado del número de la actividad.

Para seleccionar varias actividades, utilice la misma caja de selección existente al lado de cada una de las actividades que desea apuntar.

Para apuntes de mano de obra, es posible utilizar el facilitador de la ventana de consulta de Actividades,  para eso, un clic en el Botón Apunte, seguido de la opción - De Mano de obra.

Observación:    Órdenes de servicios planificadas no reciben apuntes, por lo tanto, caso haya elegido una OS ILP planificada, al realizar apuntes de mano de obra SSA informará "No es permitido realizar apunte de Mano de Obra en OS planificada.".

En este caso, luego de dar un clic en el Botón OK, informe la fecha de programación de la OS:

Observación: El mismo error sucederá en la tentativa de apunte de material en la actividad - Órdenes de Servicio planificadas, donde el SSA informará "No es permitido apuntar Material en OS planificada.".

Consultar solamente categoria prevista Al habilitar esta opción, solamente serán listados los usuarios pertenecientes a la categoria elegida en ILP > Actividad > Botón Recursos, opción Mano de obra.

Después de presionar la tecla <TAB>, SSA automáticamente calculará el total de ejecución de la actividad.  Después de informar el período SSA comprobará si está dentro de la disponibilidad del usuario - Administración > Reglas de Sistema > guía General > opción disponibilidad o en Administración > Usuario > Botón Procesos > Disponibilidad y esté fuera de este período perguntará sobre el tratamento de las horas adicionales.

Otra forma de realizar apuntes de mano de obra en la actividad de la OS es utilizar en la guía Apunte, la opción Mano de Obra.

Observación:     En este caso, como no se trata del facilitador, la actividad deberá ser informada, caso contrario, el apunte será realizado para la orden de servicios y no en la actividad específica.  Otra forma de apuntes de mano de obra es mediante el grupo de menú Ejecución > Mano de Obra, que también requiere la indicación de una actividad.

Para apuntes de mano de obra, se deberán considerar las reglas de sistema "Bloquear cambio de OS encerrada hasta la fecha", "Bloquear la edición de apuntes de OS hasta la fecha" y "Permite apuntes con fecha y hora anteriores a la fecha de comunicación", existente en Administración > Reglas de Sistema > guía Planificación.

Al utilizar la opción De Actividad existente en el Botón apuntes, podrá ser mostrada la ventana para que la situación sea apuntada:

Observación:     Para que sea mostrada la ventana con las situaciones de la actividad, será necesario que la regla "Al hacer el apunte de Actividad del tipo ILP, apuntar solamente la "Situación" y/o "Comentario"?, existente en Administración > Reglas de Sistema > guía Planificación, esté habilitada con la opción "Sí".  Así, el usuario definirá cuál es la situación de la actividad, como también sus respectivos comentarios.  Las reglas "Utilizar la Fecha de Planificación como estándar para la próxima Actividad?" y "Permitir alterar la Fecha sugerida?" serán desconsideradas.

Cuando la situación es alterada para "No Necesaria", "No ejecutada" o "Necesita Reparo", será obligatorio el rellenado de comentarios, para que sean detalladas las informaciones correctas en la actividad.

En el caso de otra situación de la actividad haber sido definida y el usuario aún necesite la inserción de comentarios, será necesario el uso de la opción "Apontar Comentario" existente en el Botón Apunte > opción De Actividad.

Cuando la regla de sistema "Al hacer el apunte de Actividad del tipo ILP, apuntar solamente la "Situación" y/o "Comentario" ? esté habilitada con la opción "No", se presentará la ventana para apuntes en la actividad.

En la definición de los apuntes de la actividad, caso el usuario tenga elegido una variable de estado cuantitativa, deberá informar el valor encontrado en el momento de la inspección - campo Valor.

Las informaciones Referencia, Mínimo y Máximo serán cargadas según el registro de la actividad - ILP > Actividad > Botón Procesos > opción Cualitativo & Cuantitativo.

Cuando la variable de estado definida en la actividad sea del tipo Cualitativa - ILP > Actividad > Botón Procesos > opción Cualitativo & Cuantitativo.

Las informaciones de apuntes de la actividad sufren cambios.  Así, el usuario deberá seleccionar una de las cualidades existentes en el registro, como también un comentario a su respeto.

Cuando SSA localize que en el registro de actividad ninguna variable de estado fue definida, la pantalla de apunte de actividad solo permitirá rellenar el comentario e indicar la situación.

Para apuntes en actividades el usuario podrá seleccionar múltiplas actividades antes de utilizar el Botón Apunte > De Actividad.

Si las actividades posee variables de estado definidas, SSA no permitirá el apunte, pues ellas pueden ser diferentes una de las otras o aún mismo idénticas, pero cada actividad recibe una calidad diferenciada.  En este caso, SSA presentará el siguiente mensaje "No es permitido realizar el apunte en múltiplas actividades cuando haya Variable de Estado definida entre las actividades seleccionadas.".

Por lo tanto, SSA permitirá la selección de múltiplas actividades para apuntes, desde que ninguna de ellas posea la definición de variables de estado.

En este caso, deberá ser definida la situación y comentario, informaciones comunes a todas las actividades seleccionadas.

La opción "Llevar el apunte previsto del Material a lo real" cuando habilitada, considerará el primer apunte efectuado en la actividad.

Al utilizar la opción Material existente en el registro de actividades - ILP > Actividad > Botón Recursos, el planificador estará previendo la necesidad de recursos de materiales para la ejecución de la actividad.  

Para realizar tales apuntes edite la orden de servicios deseada, en seguida, utilice el Botón Actividad > seleccione la actividad, en seguida utilice el Botón Apunte y la opción De Actividad.

Observación:     Si la empresa/división posee el módulo de Stock, la ventana de apuntes de materiales no será mostrada, ya que todo el control de materiales deberá ser realizado mediante requisiciones y grupo de menú Stock.
 
Otra información necesaria para la presentación de la ventana de apuntes es que el material deberá ser previsto en la actividad - ILP > Actividad > Botón Recursos > opción Material.

La ventana de apuntes de materiales será alterada según las reglas de sistema "Utilizar la fecha de Planificación como estándar para la próxima Actividad?", "Permitir alterar la Fecha sugerida?" y "Al hacer el apunte de la Actividad del tipo ILP, apuntar solamente la "Situación" y el "Comentario"?, existente en Administración > Reglas de Sistema > guía Planificación.  Veamos cómo SSA mostrará la ventana apenas algunas opciones sean alteradas:

En este caso, no se presentará la ventana para apuntes de recursos y variable de estado, así, SSA mostrará las situaciones Prevista, En Proceso, Ejecutada, No necesaria, No ejecutada o Necesita reparo.

El SSA deberá realizar otra validación acerca de la fecha sugerida:

Después de informar la cantidad consumida del material, SSA deberá verificar su disponibilidad en el registro - Registros Básicos > Material, dependiendo de la cantidad, podrá presentar el mensaje "Cantidad informada es mayor que la cantidad disponible.".

Observación:     Después de guardar el apunte de la actividad los valores existentes en la guía Costo - Planificación > Apertura de OS, tendrán sus valores alterados, tanto previstos cuanto realizados, para eso, SSA llevará en cuenta el siguiente cálculo:

Costo previsto = (cantidad prevista * valor del material)

Después de realizar el apunte de material - informando el valor consumido, como también las informaciones sobre la variable de estado, utilice el Botón Guardar para grabar el apunte actual.

En el caso de la orden de servicios posea varias actividades, luego de realizar el apunte, utilice el Botón Guardar y Próximo que además de grabar las informaciones actuales, avanza hacia la próxima actividad.

Cuando la orden de servicios posea varias actividades, será posible utilizar los Botones Anterior - para retroceder al apunte de la actividad anterior, y Próximo para avanzar al próximo apunte.

Cuando el cursor esté posicionado en la primera actividad y el Botón Anterior sea utilizado, SSA no tendrá como retroceder la posición, pues no existen actividades anteriores a la primera, así, mostrará "Ha alcanzado el primer registro de la página.".

De la misma manera comprobará si el cursor está posicionado en la última actividad y el botón Próximo fue utilizado, o sea, no hay próximas actividades, así mostrará "Ha alcanzado al último registro de la página.".

En ambas las situaciones, luego de utilizar el Botón OK, el cursor volverá a la actividad actual, sin que ninguna navegación sea realizada.

Después de realizar todos los apuntes y guardarlos, utilice el Botón Cerrar para volver a la ventana de actividades de la OS.

Como la Fecha de Planificación influencia en planificaciones futuras de la misma actividad, algunas reglas deben ser verificadas en Administración > Reglas de Sistema > guía Planificación:

En este caso, la Fecha de Planificación de la actividad no podrá ser alterada y luego de guardar el apunte, la actividad tendrá la Fecha de Última Ejecución alterada.  Si la Fecha de Planificación permanezca seleccionada y el Botón Guardar es utilizado, SSA entenderá que la fecha de cierre de la actividad actual es idéntica a la de planificación, por lo tanto, según el ejemplo arriba, superior a la fecha actual - 22/08/2012 y así informará "Fecha y Hora Cierre de la actividad no puede ser superior a la fecha y hora actual.".

Después de utilizar el Botón OK, seleccione la opción Fecha de Cierre y grabe el apunte nuevamente - Botón Guardar y el cursor será posicionado en el campo Comentario, aguardando la digitación de observaciones sobre la actividad.

La Fecha de Planificación permanecerá habilitada y la Fecha de cierre de la actividad podrá ser alterada.  En este caso, al alterar la fecha de cierre de la actividad, será alterada la fecha de Última ejecución - ILP > Actividad.

Observación:     Cada vez que la Fecha de Planificación el de Cierre sea alterada en el apunte de la actividad, la fecha informada no podrá ser menor que la Fecha de Última ejecución de la actividad pues el apunte será desconsiderado.  Es importante recordar que solamente una de las fechas - Planificación el Cierre, podrá ser alterada.
 
Por ejemplo, la Fecha de Última ejecución de la Actividad es 30/07/2012.  Para realizar los apuntes, fue elegida la opción Fecha de Cierre y alterada para 25/07/2012, SSA desconsidera el apunte y la actividad permanecerá con la misma fecha informada y no mostrará un mensaje.

De lo contrario, si la fecha informada no es inferior a la Fecha de Última Ejecución, la actividad sufre cambios.

Para alterar la Fecha de Última ejecución es importante que la situación de la actividad sea diferente de "No ejecutada".

Observación: Para mostrar el número de la actividad ILP  en la ventana de consulta de actividades, utilice el Botón Seleccionar, opción Columna e inclua la columna Actividad - ILP.

Al ejecutar actividades en equipos, podrá suceder de tener que trabajar con la periodicidad de mantenimiento basada en calendarios y registradores.

Para la realización de la planificación de las actividades, SSA considerará la menor fecha entre las dos existentes - Fecha de Última Ejecución o Fecha Prevista Registro.

Observación:   El SSA solamente hará uso de registradores en equipos cuando la regla de sistema "Trabajar con uso de registrador en el Equipo?" esté habilitada con la opción "Sí".

En el apunte de la actividad, cuando el equipo utiliza registradores, deberá ser informada la lectura del registrador en el momento en que el equipo fue inspeccionado.

En caso que el equipo no use registradores - regla de sistema "Trabajar con uso de registrador en el Equipo?" habilitada con la opción "No", o no hay equipo registro en la actividad, los apuntes serán realizados presentando la Fecha de Planificación y/o la Fecha de Cierre.

De la misma manera como presentado en apuntes de material, al utilizar el Botón Guardar el Guardar y próximo, la Fecha de planificación será guardada en la Fecha de Última Ejecución de la Actividad.