ILP > Carta

Para cadastrar carta, proceda da seguinte forma:

Utilize a opção Carta do grupo de menu ILP.
Para visualizar os itens anteriormente cadastrados, utilize o Botão Consulta.

Observação: Por padrão, o SIM+ irá exibir todas as cartas cuja situação não possua a opção "Ocultar cartas com esta situação" habilitada.

Para visualizar as cartas que possuem esta situação - opção Ocultar cartas com esta situação habilitada - ILP > Situação da Carta, remova o seguinte filtro - Carta Oculta?, para tal, utilize o Botão Remover.

Para cadastrar nova carta, utilize o botão Novo da barra de ferramentas.

O campo código é um número sequencial e inteiro definido automaticamente pelo SIM+ assim que o registro é gravado - Botão Salvar. Nenhuma informação será digitada.
Digite a descrição da carta, com no máximo 60 caracteres alfanuméricos, por exemplo, NOTIFICAÇÃO DE INSPEÇÃO, MULTA SOBRE EQUIPAMENTO, ADVERTÊNCIA SOBRE LUBRIFICAÇÃO, etc.
Tal informação é obrigatória, portanto, se o Botão Salvar foi utilizado e nenhuma informação foi encontrada nos campos obrigatórios - campos em vermelho, será apresenta da mensagem "Campo Carta deve ser informado.".

Após informar a descrição da carta, utilize a tecla <Enter> ou <Tab> para avançar ao próximo campo - Local.
Informe o código do local de destino da carta, por exemplo, AST_PIRACICABA, LOJA2, entre outros. Caso desconheça o código, utilize o Botão Lupa de consultas, selecione o local desejado, em seguida, clique no Botão OK para carregar a informação. Campo de preenchimento obrigatório, portanto, ao salvar o registro e nenhuma informação for localizada, o SIM+ apresentará a mensagem "Campo Local deve ser informado.".

Digite o nome do Representante Legal ou responsável pelo local, ou departamento, para isto, utilize no máximo 60 caracteres alfanuméricos. Para avançar ao campo Valor Mínimo, utilize a tecla <Enter> ou <Tab>. Campo de preenchimento obrigatório.

Observação: Todos os campos cujo preenchimento é obrigatório estão definidos com a fonte em vermelho, portanto, sempre que o Botão Salvar for utilizado e nenhuma informação for localizada, o SIM+ solicitará qualquer informação no campo.

Os campos Valor Mínimo, Valor Máximo e Valor da Multa, devem ser preenchidos quando a carta tem a finalidade de notificação de multas, infrações ou referências a contatos. Nestes campos, somente serão aceitos valores numéricos com no máximo duas casas decimais.

Observação: Para facilitar a entrada de campos no formato decimal, alguns campos possuem uma máscara de entrada de dados, assim, após digitar o valor e posicionar o cursor em outro campo, o sistema preenche automaticamente as casas decimais. Por exemplo, após digitar o valor mínimo 12 e posicionar o cursor de volta ao campo Representante Legal, automaticamente será apresentado no campo 12,00.

Informe o código do Analista responsável pelo acompanhamento da carta. Caso desconheça o código, utilize o Botão Lupa de Consultas, selecione o usuário desejado, em seguida clique no Botão OK para carregar a informação. Campo de preenchimento obrigatório.
Selecione uma data para ser considerada como Data de Emissão da carta ou digite-a se achar conveniente, no formato dd/mm/aaaa. Campo de preenchimento obrigatório.
Informe a data em que foi realizada a vistoria no local - Data de Vistoria, para isso, utilize o seletor de datas ou digite-a no formato dd/mm/aaaa. Outro campo de preenchimento obrigatório.
Em alguns modelos de cartas contratuais, devem ser informados ao representante legal do Local inspecionado, o prazo que ele terá para realizar mudanças e até mesmo pagamentos, para isso, se necessário, utilize os campos Prazo em Dias - com valor numérico e inteiro na faixa que se inicia em 0 até 999 e, Prazo em Horas - campo do tipo numérico com duas casas decimais.
Na caixa de combinação Tipo de Carta, indique o tipo da carta a ser utilizada, informação cadastrada anteriormente em ILP > Tipo de Carta. Campo de preenchimento obrigatório.
Outra caixa de combinação existente é Modelo de carta, que contém todos os modelos cadastrados anteriormente em ILP > Modelo de Carta. Tal informação irá variar de acordo com o tipo e modelo de carta escolhida, por exemplo, ao cadastrar um modelo de carta, atrela-se a ele determinado tipo de carta.

Neste caso, ao selecionar o tipo de carta Advertência, serão listadas todas as cartas cujo tipo esteja vinculado à ele.

Selecione a Situação da Carta, por meio da caixa de combinação. Ao carregar o SIM+ as seguintes situações serão sugeridas:

Enviada,
Recebida,
Pendente,
Cancelada e,
Resolvida.

Tais situações são apresentadas ao carregar o aplicativo pela primeira vez, neste caso, nenhuma informação foi cadastrada em ILP > Situação da Carta.

Se necessário, preencha o campo Comentário com observações, como por exemplo, "Após o envio da carta, o representante entrou em contato apresentando proposta para solução do problema". O campo comentário é importante quando há a troca de situação da carta.

Observação: Este campo é de livre preenchimento, e será utilizado quando, ao vincular uma carta a uma atividade, o texto existente no campo Comentário - Planejamento > Abertura de OS > Botão Atividade > Botão Apontamento > opção De Atividade, será apresentado em cartas vinculadas.

O campo Texto contém uma informação fixa, por exemplo, "Devido as irregularidades, o presente contrato deverá ser rescindido."
Para salvar o novo registro, clique no botão Salvar.
Automaticamente o SIM+ atualizará as informações nos campos Criado por, com o código do usuário e data e hora da criação da carta, bem como futuras alterações na carta, provocarão alterações no campo Alterado por - Código do usuário e data e hora de alteração.
Para novo cadastro, utilize o Botão Limpar e entre com as novas informações para a outra carta.
Após cadastrar todos os itens, utilize o Botão Consulta para verificação de todos os itens ou o Botão Fechar para retornar à janela de consulta de cartas existentes.

Em determinadas situações, é conveniente anexar arquivos à carta, como por exemplo fotos do local inspecionado, cópias de contratos, de planilhas de dados, entre outros, para isso, utilize o Botão Anexo para tais anexos. Para maiores informações sobre anexos, consulte Anexar documentos.

Para imprimir as cartas desenvolvidas, na janela de cadastro de cartas, utilize o Botão Imprimir existente na janela de consultas cartas.

Outra forma de impressão, é no caso do usuário selecionar uma ou mais cartas na janela de consulta de cartas - ILP > Carta e em seguida, utilizar o Botão Imprimir.

Também é permitido que os arquivos de imagem anexados à Carta sejam impressos na impressão da Carta vinculadas nas OS.

Observação: Somente sairão nas cartas anexos feitos através do mobile.

Para a impressão das imagens anexadas é necessário que na opção de menu ILP > Modelo de Carta > botão Novo ou Editar, sejam adicionado no texto da carta as constantes existentes em “Informações a serem preenchidas”:

Carta - Primeira Imagem;
Carta - Todas Imagens.

O comportamento das novas constantes Carta - Primeira Imagem e Carta - Todas Imagens segue os critérios abaixo:

A constante Carta - Primeira Imagem irá inserir a primeira dentre o local que ele foi colocada;
A constante Carta - Todas Imagens irá inserir todas as imagens anexadas à Carta no final da sua impressão;
O SIM+ MRO aceita outros formatos de arquivos (txt, doc, pdf e etc..) e outros formatos de imagens (png, gif, bmp e etc...). Mas somente anexos através do mobile serão apresentado na impressão de cartas, porém, os dispositivos mobile somente sincronizam arquivos JPEG.
A(s) imagem(ns) deve(m) ser sempre posicionada(s) uma linha abaixo do local onde a constante Carta - Primeira Imagem for posicionada e a Carta - Todas Imagens deve inserir as imagens no final da impressão;
O arquivo deve ter o tamanho máximo de 2 MB.
Ao adicionar a constante Carta - Primeira imagem mais de uma vez, o sistema irá considerar somente a primeira constante que foi inserida, essa regra serve também para a Carta - Todas Imagens.

Para identificar se a atividade ILP possui cartas vinculadas a ela, no momento da impressão da atividade, inclua a coluna Atividade na configuração de blocos de impressão e ao visualizar os detalhes da carta, identificará o vínculo. Maiores informações, verifique o tópico - Impressão de OSs.

Para efetuar pesquisas - filtros, em itens cadastrados, utilize o botão Selecionar existente na barra de ferramentas de Ponto - ILP > Carta:

A opção Coluna abre a janela do gerador de consultas.

A guia coluna apresenta todas as colunas que podem ser selecionadas para visualização do resultado do filtro.
Na guia Filtro, devem ser adicionados os critérios, como por exemplo, todas as cartas emitidas ao Local MBS.

Para verificar o resultado, utilize o botão Processar.

Para maiores informações sobre a utilização de filtros, consulte o tópico Gerador de Consultas.

Para editar um item cadastrado, proceda da seguinte forma:

Na janela de cadastro - ILP > Carta, selecione o item desejado com um clique.
Utilize o Botão Editar.
O item será carregado automaticamente.
Efetue as alterações que achar conveniente.
Grave as alterações através do Botão Salvar.
Utilize o Botão Consulta que apresenta todos os itens cadastrados.

Para que a lista de itens cadastrados seja exportada em outro formato, utilize o botão Exportar.

Escolha um dos formatos válidos - Excel - .XLS, Word - .RTF, .PDF ou .CSV.

Observação: Ao utilizar o botão serão enviados ao formato selecionado, todos os dados existentes na janela atual, portanto, aplique filtros se necessário, antes da exportação. Para maiores informações sobre exportação, consulte o tópico - Exportar Dados.

Para alterar a situação de uma carta, proceda da seguinte forma:

Na janela de consulta de cartas cadastradas - ILP > Carta, Botão Consulta, selecione a carta desejada, com um clique na caixa de seleção existente ao lado do número.

Em seguida, clique no Botão Situação.
Selecione a situação desejada.

Outra forma de alterar a situação e estando na janela de cadastro da carta:

Na janela de consulta de cartas - ILP > Carta, selecione a carta desejada.
Utilize o Botão Editar para carregar as informações à tela.
Efetue a alteração por meio do campo Situação da Carta.

Grave o registro novamente - Botão Salvar.
Para finalizar, feche a janela de cadastro - Botão Fechar.

Para verificar as alterações na situação da carta:

Na janela de consulta de cartas - ILP > Carta > Botão Consulta:
Selecione a carta desejada.

Utilize o Botão Histórico da Situação.

Uma carta poderá ser vinculada a várias atividades ou dependendo do caso, à nenhuma atividade.

Para gerar cartas sem vínculo algum, basta utilizar a opção ILP > Carta, cadastrar todas as informações que achar conveniente e utilizá-la para posteriores controles e impressões.

Para vincular uma carta às atividades de uma ordem de serviços, proceda da seguinte forma:

Edite a ordem de serviços ILP que contém atividades a serem vinculadas - Planejamento > Abertura de OS > digite o número da OS. Se preferir, na janela de OSs planejadas - Planejamento > OS Planejada > um clique no hiperlink existente no número da OS > Botão Atividade .
Selecione a atividade com um clique na caixa de seleção existente ao lado do número da OS - se preferir, selecione várias atividades que devem possuir vínculos com a mesma carta.
Em seguida, dê um clique no Botão Carta.

Observação: Para ordens de serviços que não são ILP, o Botão Carta não estará visível.

Digite as informações que a carta deverá conter, da mesma forma realizada em ILP > Carta.

Observação: Caso a atividade possua qualquer comentário digitado em Botão Apontamento > De Atividade.

Desta forma, ao utilizar o Botão Carta e várias atividades tenham sido selecionadas, o SIM+ irá carregar todos os comentários cadastrados - Botão Apontamento > De atividade > campo Comentário.

Em seguida, utilize o Botão Salvar e vincular, desta forma as informações atuais além de serem vinculadas à carta, ela fará parte do cadastro de cartas - ILP > Carta.
Caso deseja vincular as atividades anteriormente selecionadas a uma carta existente, cadastrada em ILP > Carta, em vez de criar a nova carta, digitando suas informações, digite o número dela - campo Carta.

Neste caso, após carregar a carta cadastrada, utilize o Botão Vincular.
Será apresentada a mensagem "Deseja vincular a carta nas atividades selecionadas?".

Confirme o vínculo da carta às atividades - clique no Botão OK.
Utilize o Botão Fechar para retornar à janela de atividades.
Para vincular outras atividades a outra carta, selecione as atividades, em seguida, clique no Botão Carta, ou seja, repita o mesmo processo.

Para remover vínculos de cartas com atividades.

Edite a ordem de serviços que contém as atividades vinculadas.
Dê um clique no Botão Atividade.
Selecione as atividades - clique na caixa de seleção ao lado do número da OS.
Clique no Botão Carta.
Em seguida, clique no Botão Desvincular.
Confirme a remoção do vínculo - Botão OK.

Para verificar quais são as cartas vinculadas às atividades, na consulta de cartas - ILP > Carta > Botão Consulta, acrescente à consulta os campos Atividade, Atividade - Descrição.

A coluna Ocorrências - Atividade serve como agrupador quando a carta possuir mais de uma atividade vinculada à ela. Neste caso, não é ideal acrescentar as colunas Atividade e Atividade - Descrição.

Para executar tarefas no cadastro de cartas, tais como inclusão, exportação e até mesmo exclusão, serão necessárias algumas permissões de acesso do Tipo Específico. Tais permissões são definidas pelo Gestor/Planejador por intermédio do grupo de menu Administração > Grupo de Acesso, após selecionar o Grupo de Acesso, edite-o.