Para facilitar el registro de nuevos procedimientos es posible copiar un procedimiento estándar para otro. Así, todas las actividades y previsión de recursos existentes también serán insertados en la copia.
Esto facilita cuando determinadas divisiones poseen procedimientos similares y sea necesario agregar determinadas actividades en otros. De esta forma, al copiar, basta incluir o alterar pequeñas informaciones sin tener que digitarlas de nuevo.
Para copiar un procedimiento estándar:
| 1. | En el grupo de menú Planificación, utilice la opción Procedimiento Estándar. |
| 2. | Seleccione con un clic sobre el procedimiento estándar a copiar - origen. |
| 3. | En seguida, haga clic en el botón Copiar. |
| 4. | En el grupo Datos de Origen el sistema identifica las informaciones registradas en el procedimiento. |
| 5. | En Datos de Destino, informar el nuevo código que el procedimiento estándar deberá recibir es obligatorio, al igual que su descripción. |
| 6. | Los demás campos - Clasificación, Clasificación1, Autor, Versión y Manual, no son obligatorios, por lo tanto, si conveniente, registrelos. |
| 7. | La opción "Vincular el procedimiento de destino al procedimiento de origen" permite vincular procedimiento de destino a la copia de origen, pero solamente podrá ser habilitada cuando la situación del procedimiento de origen sea igual a Aprobado o Desactivado. |
| 8. | Procedimientos cuya situación es igual a Aprobado el Desactivado, permiten ser copiados. |
| 9. | Para realizar la copia, utilice el botón Guardar. |
| 10. | Si el campo Procedimiento Estándar en los datos del destino no ha sido informado, SSA no permitirá la copia, presentando el mensaje "Todos los campos obligatorios deben ser rellenados." |
| 11. | Si necesario, cópielo nuevamente para otro procedimiento. |
| 12. | Después de efectuar las copias necesarias, utilice el botón Cerrar. |
| 13. | Al guardar el nuevo procedimiento, SSA comprobará si el código informado fue registrado anteriormente, por eso, cuando el procedimiento estándar exista podrá ser presentado el siguiente mensaje "Código del Procedimiento Estándar ya registrado.". |
| 14. | Al volver a la ventana de consulta de procedimientos estándar, utilice el botón Actualizar para verificar la lista de procedimientos estándar. |
| 15. | Para verificar el origen - procedencia de los datos del procedimiento, edite el procedimiento de destino - Planificación > Procedimiento Estándar > un clic en el procedimiento deseado enseguida, haga clic en el botón Editar. |
| 16. | El campo Versión Anterior presenta el código del procedimiento de origen. |
| 17. | Como se trata de un campo hiperlink, será posible cargarlo rápidamente con un clic sobre el campo. |
| 18. | Para volver al procedimiento de origen, haga clic en el hiperlink existente en Versión Posterior. |
| • | Algunas consideraciones importantes: |
| ü | Todo procedimiento copiado tendrá su situación definida como Borrador, así, actividades y previsión de recursos podrán ser agregados o editados.
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| ü | El procedimiento de destino - en el ejemplo arriba descrito como 0203_02, no podrá ser utilizado en cualquier orden de servicio mientras el procedimiento de origen - 0203, no tenga su situación igual alterada a Desactivado. Si el usuario intenta utilizarlo, se mostrará el mensaje "La versión anterior del Procedimiento Estándar está en uso. Es necesario desactivarla para alterar la situación del procedimiento actual a Aprobado.". |
| Por lo tanto, es importante verificar si órdenes de servicios tienen procedimientos estándar vinculados, al copiar tales procedimiento haga una copia simple, o sea, la opción "Vincular el procedimiento de destino al procedimiento de origen" debe permanecer deshabilitada. |
| ü | Cuando el procedimiento estándar esté en situación "Desactivado" y tenga nueva copia - Versión posterior, no será posible reactivarlo nuevamente. Al intentar alterar la situación SSA presentará el siguiente mensaje "El Procedimiento Estándar no puede ser activado por existir nueva versión del Procedimiento Estándar en uso.". |
| ü | Copia simple - cuando la opción "Vincular el procedimiento de destino al procedimiento de origen" no es presentada. |
| En este caso, el procedimiento de destino no tiene cualquier vínculo con el de origen, la finalidad es la de reaprovechar las actividades y recursos previstos. Esto significa que hay una versión anterior que fue utilizada para copias anteriores. |
| • | Historial de la Situación: |
Necesita comprobar cuándo fue aprobado, reprobado o quién ejecutó tal acción? Simple, basta consultar el historial de la situación. Para eso, edite el procedimiento estándar - grupo de menú Planificación > Procedimiento Estándar > seleccione el procedimiento > un clic en el botón Editar, en seguida, haga clic en el botón Historial de la situación.
