Guía Avisos - E-mail

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Guía Avisos - E-mail

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En esta guía el usuario define las reglas de comunicación del sistema, cuales acciones serán tomadas, como también usuarios que deben recibir mensajes electrónicos y su contenido.

 

Para contraer o expandir las propiedades existentes en cada grupo de opciones de configuraciones, basta un clic sobre la barra de títulos.

 

En la primera parte de la guía, encontramos las definiciones de envío de mensajes al solicitante, al Gestor y responsables, para ello, basta elegir la opción Sí para el envío o No para no enviar mensajes a cada una de las opciones.

 

Observación: Si haya sido realizada algún cambio en cualquiera de las guias existentes en Administración > Reglas de Sistema, para deshacerlas, basta un clic en el botón Volver Estándar.  Así, se presentará el siguiente mensaje "Desea volver todos los valores de Reglas a Estándar?".

 

Al utilizar la opción "Sí", TODAS las reglas vuelven al estándar del sistema.  En el caso de la opción "No", ningún cambio será realizada, las reglas permanecen como definidas por el usuario.

 

Clique no tópico para expandir / recolher.Configurações de envío y recepción de mensajes

 

SMTP - sigla derivada de "Simple Mail Transfer Protocol" - Protocolo de transferencia de correo simple que deberá contener el protocolo - dirección estándar utilizado para el envío de e-Mail (*).

Puerta - puerta de comunicación sugerida como la más segura por un comité, en este caso el CGI - Comité Gestor de la Internet, que tiene la finalidad de reducir el número de envío de spams - e-Mails(*) no solicitados, enviados para un gran número de personas.

SSL/TLS(**) - al habilitar la opción identificará que el protocolo interno a ser utilizado en el envío de mensajes electrónico, será el SSL/TLS -

Usuario - dirección electrónica del usuario que envia los mensajes electrónicos.

Contraseña - contraseña del usuario para el envío de mensajes electrónicos.

Remitente - dirección electrónica del emisor de los mensajes electrónicos.

Remitente - nombre - Nombre del emisor o equipo que envia los mensajes electrónicos, como por ejemplo, SSA - Equipo de Mantenimiento.

 

(**)    SSL - sigla  derivada de Secure Socket Layer que en portugués significa Protocolo de Capa de Sockets Segura y la sigla TLS - Transport Layer Security, cuyo significado en portugués es Seguridad de la Capa de Transporte.  Tales protocolos criptográficos confieren seguridad de comunicación en la Internet para servicios como e-Mail , navegación por páginas y otros tipos de transferencia de datos.

 

En este grupo de opciones - E-mail (*)- configuración deben ser definidas las configuraciones de puertas para envío y recepción de mensajes.

 

Clique no tópico para expandir / recolher.Formatación de mensajes

En este grupo será permitida la formatación de envios de mensajes para:

 

•Email al solicitante en ocasión de inclusión de SS.
•Email al solicitante en ocasión de inclusión de OS.
•Email al Gestor del Local en ocasión de inclusión de SS.
•Email al Gestor del Local en ocasión de inclusión de OS.
•Email al solicitante de la OS cuando ocurra su cierre.
•Email a los responsables por el Equipo de Atención en ocasión de la inclusión de OS.
•Email a los responsables por el Equipo de Atención en ocasión del cambio de OS.
•Email al solicitante cuando suceda la cancelación de SS.
•Email al solicitante cuando suceda rechazo de SS.
•Email al solicitante cuando suceda Presupuesto de SS.
•Email a los responsables por el Equipo de Atención/ Gestor del Local al alcanzar SLA Alerta en OS.
•Email a los responsables por el Equipo de Atención/ Gestor del Local al alcanzar SLA Máximo en OS.
•Email al(los) Solicitante(s) de la Reserva en ocasión de la inclusión de Reserva.
•Email al(los) Responsable(eis) del Equipo de Atención en ocasión de la inclusión de Reserva.
•Email al(los) Solicitante(s) cuando suceda el aceite de la Reserva.
•Email al(los) Solicitante(s) cuando suceda rechazo de la Reserva.
•Email al(los) Solicitante(s) cuando suceda el cambio de la Reserva.
•Email al(los) buscado(s) cuando suceda la disponibilización de la Búsqueda Bajo Demanda.
•Email al(los) buscado(s) cuando suceda la disponibilización de la Búsqueda por Evento.
•Email al usuario cuando este solicite el envío de la Contraseña.

 

Todas las opciones funcionan de la siguiente forma:

 

üExpanda el grupo de formatación deseado, por ejemplo, haga clic en E-mail  al solicitante de la OS cuando ocurra su cierre.
üClic en Asunto
üDigite el texto que desea visualizar en el Asunto, como por ejemplo SS:
üDigite todo el texto que desea en el corpo del mensaje electrónico, como por ejemplo, Sr(a)  
üPara que sea presentado el nombre del usuario al lado del texto digitado, Sr(a), en la columna Informaciones a rellenar, haga doble clic en el campo Solicitante.
üDigite el texto restante y proceda de la misma forma para la inserción de los demás campos, o sea, doble clic en el nombre del mismo en la columna Informaciones a rellenar.
üDespués del doble clic, el campo será rellenado con el código del campo en la tabla y solamente será posible visualizar la información en el momento en el que el usuario reciba el mensaje electrónico, o sea, solamente cuando los datos sean mezclados por el sistema.
üProceda de la misma forma para generar los modelos de mensajes electrónicos que cada usuario podrá recibir.

 

Observaciones:  Con estas configuraciones y formataciones, casi todos los mensajes electrónicos disparadaos deben seguir las especificaciones suministradas, pero existen casos en que las configuraciones deben ser realizadas cuando el Gestor utilice procesos ejecutados por medio de workflows, que posean configuraciones propias para cada etapa del flujo de trabajo y deben ser configurados en Workflow > Modelo de Avisos.

 

 Solamente reciben mensajes electrónicos los usuarios que tengan rellenado en su registro - Administración > Usuario > opción E-mail  Comercial , así, los mismos serán disparados de tiempos en tiempos según definiciones de la aplicación.

 

Clique no tópico para expandir / recolherInformaciones a rellenar

Al configurar los mensajes a enviar a los usuarios, sean Solicitantes, Gestores entre otros, dependiendo del tipo de e-Mail, pueden ser utilizadas las informaciones existentes en los registros de las órdenes de servicios y solicitudes de servicios.

 

 

Clique no tópico para expandir / recolherComo los mensajes electrónicos E-mail (*), son disparados:

 

Para que los mensajes sean encaminados al gestor/ responsable por el equipo, entre otros, se requiere la verificación de determinados puntos:

 

1.En el registro del usuario, el campo E-mail (*) debe ser rellenado de forma correcta, NUNCA dejado en blanco.
2.Las configuraciones de envío de E-mail (*) deben ser verificadas - Administración > Reglas de Sistema > guía Avisos - E-mail (*) .
3.En la categoria E-mail (*) - Dirección, informe la dirección para acceso del sitio, interna y externamente.  En el ejemplo arriba, para acceso interno, se debe informar la localización del servidor, como también el nombre del sitio.  Para acceso externo, se debe indicar el camino correcto de la URL - http://www/dirección_URL.
4.Realizar la configuración del E-mail (*) que desea recibir, por ejemplo, en el cierre de la OS, al alcanzar el SLA de alerta, el SLA Máximo, entre otros.  
5.Después de configurar todos los E-mail (*) que desee recibir, guarde las configuraciones de las nuevas reglas - Botón Guardar.
6.Ejecute todas las acciones necesarias, siguiendo el ejemplo arriba, abra la OS, ejecute todos los servicios y al encerrar la OS, automáticamente el Solicitante recibirá el mensaje de cierre.

 

 

E-mail (*)  -  palabra redigida de forma incorrecta debido a problemas de bloqueo en la utilización de firewall en algunas empresas.