Defina todos os grupos de acessos necessários - Administração > Grupo de Acesso, com permissões para acesso genérico e/ou específico.

Defina os locais passíveis de intervenções ou solicitação de serviços - Cadastros Básicos > Local.

Defina todos os usuários - Administração > Usuário.

Vincule os grupos de acessos aos usuários - em Administração > Usuário > botão Editar - Botão Grupo de Acesso.

Verifique a definição de regras de disponibilidade para cálculo do SLA em workflow - Administração > Regras de Sistema > guia SLA.

Defina todos os grupos de trabalho, bem como seus membros e responsáveis e respectivas disponibilidades - Workflow > Grupo de Trabalho > botão Disponibilidade ou Workflow > Disponibilidade - opção dependente da regra de sistema de disponibilidade para cálculo do SLA - Administração > Regras de Sistema > guia SLA.

Itens configurados de forma correta, agora é a hora de criar o workflow.  Para isso, proceda da seguinte forma:

• No grupo de menu Workflow, utilize a opção Workflow.
• Clique o botão Novo.

• Defina um código para o workflow com no máximo 20 caracteres alfanuméricos, por exemplo, Compras.
• Utilize a tecla <Tab> e digite a descrição longa para o mesmo, com no máximo 40 caracteres alfanuméricos, por exemplo, Compra de Materiais.
• Indique o código do grupo de trabalho responsável por todo o workflow. Caso desconheça o código, utilize o botão lupa de consultas para verificar todos os grupos de trabalho existentes.

• três grupos de trabalho estão envolvidos no processo, Financeiro, Administrativo e Marketing.
• o grupo de trabalho responsável pelo workflow, será o departamento Administrativo, cuja disponibilidade de trabalho é de segunda a sexta, das 8h00 às 12h00 e das 13h00 às 17h00, portanto, a disponibilidade diária é de 8 horas.
• os demais grupos possuem disponibilidade de trabalho das 10h00 às 13h00 e das 14h00 às 17h00, ou seja, 6 horas diárias.
• O tempo total para a execução do workflow é de 20 horas, portanto, dois dias e meio para a conclusão - dois dias com 8 horas de trabalho e o terceiro com 4 horas.

• Indique o tempo estimado, ou seja, qual o período total para a execução do workflow - SLA.  Para isso, preencha a opção Tempo estimado com 8 e em seguida defina a opção de tempo como horas.  Nesta opção serão permitidos SLAs definidos em minutos, horas, dias ou meses.
• Salve o workflow por meio do botão Salvar.
• Perceba que automaticamente a opção Criado em será preenchida com a data e hora de criação do workflow.

Observação: Ainda não ative o workflow, pois ainda faltam elementos a serem definidos e as alterações não serão permitidas.

• Não habilite a opção Desativado em, pois quando um workflow é desativado, não será permitida a identificação do mesmo na abertura da solicitação de serviços
• A opção Visibilidade das Ações permite identificar se o workflow estará visível nas opções de grupo de menu Workflow > Pendências e/ou Solicitação > Abertura SS.
• A opção Workflow Restrito indica que somente podem ser acompanhadas as ações onde o workflow está no momento, ou seja, se o grupo de trabalho que assumiu a execução dos serviços é o Financeiro, nenhum outro grupo poderá acompanhar o andamento do mesmo.
• Caso um workflow seja restrito e o gestor deseje permitir a visibilidade da SS por outros gestores, deverá fazê-lo em Defina os Usuários que visualizarão as SSs em todas as etapas do Workflow:

• Clique no botão Adicionar.
• Indique o grupo de trabalho que poderá visualizar em todas as etapas.

• Após indicar o grupo de trabalho serão listados todos os usuários pertencentes ao mesmo.
• Selecione os usuários com um clique na caixa de seleção ao lado de seu nome.
• Clique no botão OK.
• Veja que a lista de usuários passa a conter todos aqueles que tem permissão de visualização dos dados da solicitação independente da etapa onde o workflow esteja.
• Ocorrendo a necessidade de excluir um usuário da lista, selecione o nome do mesmo com um clique e utilize o botão Remover.

Ao habilitar a opção Workflow Restrito e o mesmo for salvo, o Gestor estará indicando restrições na visualização de suas informações, ou seja, não serão permitidas as consultas de seus dados.

Após habilitar a opção de restrição - Workflow Restrito, será necessário indicar quais os usuários possuem permissão de consulta de seus dados, para isso:

• Habilite a caixa de seleção com a opção Workflow Restrito.
• Salve o workflow - botão Salvar.
• Adicione os usuários que possuem permissão de visualização de qualquer etapa em execução no workflow, para isso, clique no botão Adicionar.
• Indique no grupo de trabalho ao qual os usuários pertencem.
• Para facilitar o trabalho, habilite a caixa de seleção - Exibir todos os grupos de trabalho.
• Selecione o(s) usuário(s) que deseja permitir a visualização das informações - um clique ao lado do nome do mesmo.
• O botão Selecionar permite consultar a lista de usuários por nome ou local.
• Clique no botão Salvar para retornar à tela de edição do workflow.
• Se necessário, selecione mais usuários repetindo os procedimentos anteriores - passos de 4 a 7.
• Salve o workflow novamente -botão Salvar.

Caso nenhum nome conste na lista Defina os usuários que visualizarão as SSs, o workflow se torna restrito e somente serão visíveis as etapas pendentes a seu grupo de trabalho. Assim, cabe ao Gestor, indicar quais os usuários podem consultar a solicitação em qualquer etapa.

Os usuários  incluídos na lista, podem consultar a solicitação a qualquer momento, ou seja, em qualquer etapa do workflow tanto na tela de Abertura de SS - digitando o número da solicitação e pressionando a tecla <Enter> ou <Tab> ou na tela de histórico de SS ao utilizar o link da solicitação - Solicitação > Histórico de SS.

Assim que a lista de usuários for atualizada e o workflow salvo, será permitida a consulta de todos os workflows restritos por meio do relatório existente em Administração > Restrição x Visibilidade.

Para incorporar uma imagem ao workflow, utilize o botão Procurar e indique a localização da arquivo de imagem.  Neste caso, insira uma imagem do design workflow desenvolvido por ferramentas específicas, como o Microsoft Visio ®, ou até mesmo utilize formas de fluxogramas em programas do pacote Office da Microsoft ®.  Mas, é importante que as imagens estejam no formato .jpg, .gif ou .png e tamanho máximo em 2 Mb.

Quando uma imagem é incorporada ao workflow, qualquer usuário com acesso ao mesmo poderá visualizar a imagem, ou seja, ela não estará restrita somente aos gestores e a opção Possui imagem é ativada automaticamente.