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A opção Despesa do grupo de menu Execução, permite apontar todas as despesas relacionadas à execução de uma OS.

 

• Para realizar o apontamento:

 

1. Informe o número da OS.  Caso desconheça, utilize o Botão Lupa de consultas, selecione a OS, em seguida, um clique no Botão OK.
2. A opção Item será preenchida após salvar o registro e apresenta o número do registro na base de dados, ou seja, a cada item salvo, um número inteiro representará a gravação de tal registro.  Portanto, deixe-o em branco.
3. Indique a Data em que a despesa foi realizada, para isso, digite-a no formato dd/mm/aaaa ou utilize o seletor de datas existente no canto direito do campo.
4. No campo Descrição, indique a descrição da despesa, por exemplo, Despesas com locação, Serviços de Transportes, Material de limpeza, entre outros.
5. Informe o valor da despesa - campo Valor.

 

Observação:  Para facilitar a entrada de campos no formato decimal, o campo valor possui uma máscara de entrada de dados, assim, após digitar o valor e posicionar o cursor em outro campo, o sistema preenche automaticamente as casas decimais.  Por exemplo, após digitar o valor 12 e posicionar o cursor de volta ao campo Descrição, automaticamente será apresentado no campo Valor, 12,00.

 

6. No campo Quantidade, digite um número inteiro que indica a quantidade de vezes em que a despesa ocorre na mesma OS, por exemplo, imagine que para a execução das atividades, foram necessárias 5 diárias no valor de R$ 200,00 cada.  Para facilitar a digitação e cálculos de despesas, em vez de digitar o registro 5 vezes, somente um será necessário.

 

Observação: Nos relatórios gerenciais e preferências - descritos abaixo, será levado em consideração o seguinte cálculo:

 

CUSTO = VALOR DA DESPESA * QUANTIDADE

 

Por exemplo:

 

CUSTO = 200,00 * 5

CUSTO = 1.000,00

 

E fará o mesmo para cada uma das despesas existentes na OS.

 

7. Para gravar o registro, basta um clique no Botão Salvar.

 

Observação: Caso a regra "Permite apontamentos com data e hora inferiores à data de comunicação" em Administração > Regras de Sistema > guia Planejamento, estiver habilitada como "Sim", ao salvar o apontamento, validações devem ser realizadas e portanto, nem todos serão permitidos devido ao fato da data da despesa ser inferior à data de comunicação.

 

• Relatórios gerenciais que fazem referência ao campo Custo:

 

Os seguintes relatórios baseiam-se nas informações de despesas para a execução das atividades em OSs:

 

• Planejamento > Abertura de OS > guia Custo;
• Planejamento > Planejamento Despesa;
• Execução > Despesa;
• Gestão > Histórico de Atendimento;
• Gestão > Análise Despesa;
• Gestão > Análise de custo;
• Gestão > Consumo x Centro de Custo;
• Gestão > Ocorrência

 

• Para incluir nova despesa:

 

Para a inclusão de nova despesa, basta um clique no Botão Limpar e realizar todas as etapas descritas em Para realizar o apontamento.

 

 

• Para excluir apontamento de despesa:

 

Para a exclusão de um apontamento de despesa, proceda da seguinte forma:

 

1. Indique o número da OS que possui o apontamento a ser excluído.  Caso desconheça, utilize o Botão Lupa de Consultas existente no campo OS, selecione-a, em seguida, dê um clique no Botão OK.
2. Dê um clique no Botão Lupa de consultas existente no campo Item.
3. Selecione o apontamento a ser excluído - um clique.
4. Em seguida, um clique no Botão OK.
5. Após carregar o apontamento de despesa, dê um clique no Botão Excluir.
6. Confirme a exclusão do registro - um clique no Botão OK.

 

• Para importar apontamentos de despesas:

 

O SIM+-MRO permite carregar apontamentos de despesas provenientes de outras aplicações, para tal será necessário é importante que o arquivo a ser importado esteja no formato .CSV - (Comma-Separated Values), além de possuir um tamanho máximo de 500 Kb.

 

O arquivo deverá possuir as seguintes colunas:

 

 

Para realizar a importação, proceda da seguinte forma:

 

1. Utilize o Botão Importação existente na barra de ferramentas padrão - Execução > Despesa.
2. Caso o Gestor/Administrador do sistema não concedeu permissões para tal ação, é apresentada a mensagem "Acesso negado à opção Importar.".
3. Permissões concedidas, é apresentada a janela para especificação do arquivo a ser importado.
4. Para facilitar a localização do arquivo, dê um clique no Botão Procurar.  Selecione o arquivo desejado - duplo clique.
5. Um clique no Botão Salvar para que a importação seja realizada.
6. Caso todos os registros tenham sido importados, será apresentada a mensagem "Importação concuída com sucesso.".

 

Observação: Neste momento o sistema realizará uma série de consistências para verificar se as informações importadas são  válidas.  Caso todas as informações estejam corretas, uma mensagem será exibida informando que a importação foi concluída com sucesso, caso contrário, será apresentada uma mensagem informando que um ou mais registros não foram importados.  

 

Após um clique no Botão OK, dê um clique em abrir para verificar a planilha com todos os apontamentos que não foram possíveis importar.

 

É importante lembrar que somente os itens que apresentaram erro de importação devem ser reimportados ao sistema.  Para a verificação de tais registros, abra o arquivo de log gerado.

 

 

• Validações durante a importação:

 

1. Apontamentos de Despesa em OS Planejada

 

Nenhum apontamento seja ele de despesa, mão de obra, entre outros, poderá ser realizado em OSs planejadas, portanto, caso seja indicado o número de OS nesta condição, após utilizar o Botão Salvar, o arquivo de log apresenta a seguinte mensagem "Não é permitido realizar apontamento de Despesa em OS planejada".

 

2. Formato de arquivo diferente de .CSV

 

No caso do arquivo a ser importado estar em formato diferente de .CSV, após o Botão Salvar, o sistema apresenta a mensagem "O arquivo a ser importado não está no formato válido - CSV.".

 

3. Arquivo de importação superior à 500 Kb

 

Outro problema ao importar arquivos com apontamentos de despesa é o tamanho do arquivo.  Caso ultrapasse os 500 Kb de limite, o sistema não conseguirá importar os registros após a utilização do Botão Salvar e apresenta a mensagem "O arquivo a ser importado deve ter o tamanho máximo de 500 KB.".

 

4. Arquivo de importação não informado

 

Caso de importação não tenha sido definido, ou seja, o caminho e nome do arquivo não foi especificado - campo em branco, após utilizar o Botão Salvar, o sistema apresenta "É necessário definir um arquivo para ser importado.".

 

• Arquivo Log de Importação:

 

O arquivo de log de importação contém a lista de registros que não puderam ser importados, ou seja, algum erro impediu a importação do registro para a tabela de despesas.

Seu formato é similar ao arquivo .CSV importado, com exceção da coluna F que apresenta a mensagem de erro na importação do registro.

 

Realize as correções nos registros, em seguida, salve o arquivo no formato .CSV e importe-o novamente.